Livemusiker buchen - So geht's (inkl. Checkliste)

Erfahrene Veranstaltungsorganisatoren kennen die Herausforderung: Auf der Galaveranstaltung oder Produktpräsentation soll es unbedingt Livemusik geben, allerdings gibt es von der Wahl des geeigneten Musikers bis zu dessen Unterbringung so viel zu beachten! Um das Ganze ein bisschen zu vereinfachen, haben wir eine Liste mit den wichtigsten Fragen zusammengestellt, über die man sich Gedanken machen sollte und die bei der Umsetzung helfen.

1. Was bezwecke ich mit der Musik?

Musiker können auf vielerlei Art und Weise eingesetzt werden: Sie können bei einem Stehempfang einfach dezent im Hintergrund auftreten, sich als Walkact durch eine Menschenmenge bewegen oder Konzerte auf großer Bühne geben und damit - je nach Musikrichtung – das Publikum zum Tanzen bringen.

Deswegen sollte zunächst die Frage geklärt werden, ob eher Hintergrundmusik gewünscht ist oder ob etwa ein Konzert zum Höhepunkt des Abends werden soll. Je genauer das Programm geplant ist, desto besser lässt sich der Kreis der infragekommenden Künstler eingrenzen.

2. Welche Art Musik ist der Veranstaltung angemessen und passt zu den Gästen?

Klassik, Jazz, Pop, Rock, Schlager oder Elektro? ACDC Coverband oder Pianisten? Zehnminütiger oder mehrstündiger Auftritt? Musik sollte immer zur Veranstaltung und zu den Gästen passen. Ein Empfang bietet andere Voraussetzungen als eine betriebliche Weihnachtsfeier und auch die demographische Zusammensetzung des Publikums sollte berücksichtigt werden. Liegt der Altersdurchschnitt bei Mitte 50, ist ein Elektro-DJ wahrscheinlich nicht die richtige Wahl. Ebenso wenig wird ein Schlagersänger dazu beitragen, besonders viele Menschen an Ihren Messestand zu locken, an dem Sie Ihren neuen Entsafter präsentieren.

3. Was darf ich von einem Musiker erwarten?

Zur Stimmung leistet Livemusik, von Menschen vor Ort, also live, vorgetragen, immer einen ganz erheblichen Beitrag. Professionelle Musiker haben ein Gespür für Stimmung und Publikum und können auch spontan entsprechend reagieren. Manche Musiker spielen auch Stücke auf Zuruf. Trotzdem sollte man vorher immer absprechen, was möglich ist, und was nicht. Ein DJ hat es dabei deutlich leichter als eine Band, aber auch er kann nicht immer „mal eben“ einen bestimmten Titel spielen oder gar das Genre wechseln.

Musiker werden für einen bestimmten Zeitraum gebucht, in dem sie ihre Dienstleistung erbringen. Alles, was darüber hinausgeht, beispielsweise auch Zugaben, sollte vorher abgesprochen werden.

4. Bühnenanforderungen und Technik

Die Vorstellung ist nun klar: Eine Jazzband soll es sein, die während des Essens im Hintergrund musiziert. Später wenn die Tanzfläche eröffnet wird, soll sie noch von einem DJ unterstützt werden. Optimalerweise wird zunächst geklärt, wie viel Platz die Musiker benötigen.

Grundsätzlich gilt die Faustregel, dass je größer eine Band, desto größer die benötigte Fläche. Allerdings können auch kleine Bands und Alleinunterhalter viel Platz in Anspruch nehmen, etwa wenn deren Bühne aufwendig dekoriert wird.

Künstler wissen, wie viele Quadratmeter sie benötigen, deswegen kann der benötigte Platz vorher leicht in Erfahrung gebracht werden. Grundsätzlich sollte man zur Planung immer einen sogenannten „Technical Rider“ oder „Stage Rider“ anfordern, in welchem die technischen Anforderungen (z.B. Stromanschlüsse) der Künstler aufgeführt sind. Dazu gehört beispielsweise ein Bühnenbelegungsplan, mit dessen Hilfe Licht- und Tontechnik geplant werden können.

In jedem Fall sollte vorher mit den Künstlern abgesprochen werden, ob sie die erforderlichen technischen Gerätschaften (Anlage, Verstärker, ggf. Lichtanlange etc.) zur Verfügung stellen und betreuen und wenn ja, für wie viele Personen diese ausreichen. Für 400 Personen braucht es eine leistungsstärkere Tonanlage als für 50 Personen. In diesem Zusammenhang sollte auch geklärt werden, wie viel Zeit für Auf- und Abbau eingeplant werden sollte.

5. Der Kostenpunkt

Für jedes Projekt gibt es ein Budget und das ist selten unbegrenzt. Dass Livemusik teurer ist als eine Playlist vom Band, ist jedem klar. Atmosphärisch kann man die beiden Optionen aber dafür auch kaum miteinander vergleichen.

Hat man sich für die Form des musikalischen Auftritts entschieden, ist zu klären, welche Kosten dafür anfallen. Mit der Gage allein ist es für gewöhnlich nämlich nicht getan, abhängig vom Veranstaltungsort kommen gewöhnlich noch Reise- und Hotelkosten hinzu. 

Je erfolgreicher und bekannter der Musiker, desto höher seine Ansprüche. In manchen Fällen, etwa bei einem Auftritt an einem ungewöhnlichen Ort mit eigens hierfür komponierten oder eingeübten Stücken, können auch gesonderte Proben erforderlich werden, die sich die Künstler natürlich bezahlen lassen. Nicht zu vergessen sind auch immer Mehrwertsteuer sowie Künstlersozialabgabe. Letztere wird fällig, wenn Künstler regelmäßig gebucht werden.

6. Wie finde ich die passenden Musiker für meine Veranstaltung?

Sofern man nicht zufällig den perfekten Musiker in der Familie oder Bekanntenkreis hat, der gewillt ist, seine Kunst auf der Veranstaltung vorzutragen, wird es für den Laien schnell schwierig: Woher weiß ich, dass eine Band wirklich gut ist und zu meiner Veranstaltung passt?

Natürlich gibt es zahlreiche Portale im Internet, auf denen Künstler oft auch bewertet werden können. Allerdings sollte man hier berücksichtigen, dass Bewertungen immer subjektiv sind. Außerdem gilt: Was auf einer Hochzeit gut ankommt, kann auf einer Firmenfeier völlig deplatziert sein. Auch sollte man sich nicht allein von blumigen Beschreibungen leiten lassen. 

Fast alle Musiker stellen neben Bildern Hörbeispiele und Videos Ihrer Auftritte online. Damit kann man sich ein realistisches Bild von dem zu erwartenden Programm machen. Stellen Sie sich folgende Fragen:

Gefällt mir die Musik?

• Gefällt mir das Auftreten des/der Musiker?
• Sind die Künstler mir sympathisch?
• Kann ich mir diesen Künstler/ diese Band auf meiner Veranstaltung vorstellen?