Umständlich, umständlicher, Rahmenprogrammplanung
Wer schon mal einen mehrtägigen Kongress oder ein Kick-Off-Meeting „off-site“, also abseits der gewohnten Umgebung, in einem Tagungshotel geplant hat, kennt das Prozedere: Eine entsprechende Anzahl von Zimmern wird reserviert, dazu Tagungsräume und Technik.
Spätestens bei der Programmplanung gerät neben dem inhaltlichen Teil auch die Organisation des Rahmenprogramms in den Fokus. Da die örtlichen Gegebenheiten oft unbekannt sind, d.h. Veranstaltungsplaner meist gar nicht wissen, welche Möglichkeiten vor Ort bestehen, verlassen sie sich auf die Expertise des Hotels. Die meisten Tagungshotels bieten eine entsprechende Beratung als kostenlose Dienstleistung zusätzlich an. Dabei schickt das Bankettbüro des Hotels den Veranstaltungsplanern gewöhnlich zunächst ein paar Excellisten mit den Angeboten der Partner vor Ort und berät sie gegebenenfalls.
Anhand dieser Informationen wählen Veranstaltungsplaner dann beispielsweise eine geführte Wandertour, Bogenschießen und einen Zauberkünstler für den Abend aus. Ihre Auswahl schicken sie anschließend dem Bankettbüro zurück. In manchen Fällen stellt dieses nun direkten Kontakt zwischen den verschiedenen Anbietern und den Veranstaltungsplanern her, manchmal fragt es aber auch selbst die entsprechenden Partner an und fungiert als Schnittstelle zwischen Planer und Anbietern. In jedem Fall sind diverse E-Mails und/oder Telefonate erforderlich, bis die Verfügbarkeit der entsprechenden Teamaktivitäten und Künstler zum fraglichen Zeitpunkt geklärt und das gewünschte Rahmenprogramm zusammengestellt ist.
Gibt’s dafür keine technische Lösung?
Was umständlich klingt und sicherlich nicht mehr auf dem Stand der Zeit ist, ist in vielen Tagungshotels noch Gang und Gäbe. Doch mittlerweile gibt es einfachere Lösungen. Eine davon ist die von der Internetagentur Elbgoods entwickelte Tagungsapplikation, die hier die Rolle des Bankettbüros übernimmt. Über diese Webapplikation können sich Veranstaltungsplaner bereits bei der Buchung des Hotels über die Möglichkeiten vor Ort informieren und interessante Teamevents und Künstler anfragen. So erhalten sie alle wichtigen Daten schneller und ohne Informationsverlust direkt von den dort ansässigen Anbietern. Überdies kann das Angebot in Ruhe begutachtet werden sowie Favoritenlisten erstellt und auch verschickt und sich so in der Planung besser abgestimmt werden.
Die Webapplikation wird als White-Label-Lösung angeboten, sodass sie optisch der Hotelwebsite gleicht. So merken Veranstaltungsplaner gar nicht unbedingt, dass sie sich aus der gewohnten Umgebung der Hotelwebsite entfernt haben.
Bei den arcona Hotels sieht das Ganze so aus.
Das Bankettbüro freut sich ebenfalls über die Entlastung, hat es doch nun mehr Zeit für seine eigentlichen Aufgaben. Und wer weiß – in ein paar Jahren kann sich niemand mehr daran erinnern, dass es auch mal für diese Aufgaben zuständig war.
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