Die SWOT-Analyse ist eine etablierte Methode, um die Realisierbarkeit oder Zukunftsfähigkeit eines Projekts oder eines ganzen Unternehmens zu bewerten. Auch bei der Veranstaltungsplanung kann sie äußerst hilfreich sein, um die Realisierbarkeit eines Veranstaltungskonzepts besser einschätzen zu können und mögliche Defizite rechtzeitig zu korrigieren.
Was ist eine SWOT-Analyse?
Die Abkürzung „SWOT“ steht für strength, weaknesses, opportunities und threats, also Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren oder Risiken. Im Zuge der Analyse wird das Projektkonzept, also in diesem Fall die Veranstaltungsplanung, auf Herz und Nieren geprüft. Ziel ist es, die verschiedenen Aspekte des Projekts in die vier Kategorien einzuordnen. Die ersten beiden Kategorien betreffen dabei interne, die letzten beiden externe Faktoren.
Warum eine SWOT-Analyse in der Veranstaltungsplanung?
Eine SWOT-Analyse bietet einen differenzierten Überblick über die wichtigsten Aspekte eines Projekts und ermöglicht so eine Auswertung in Bezug auf Realisierbarkeit und Sinnhaftigkeit des Veranstaltungskonzepts. Da die SWOT-Analyse bereits vor der Umsetzung erfolgt, können Schwachstellen noch rechtzeitig eliminiert und mögliche Risiken minimiert werden, wodurch die Organisation insgesamt effizienter wird.
Wie führe ich eine SWOT-Analyse in der Eventplanung durch? (Beispiel)
Die Durchführung einer SWOT-Analyse bietet sich zu einem Zeitpunkt an, zu dem das Veranstaltungskonzept einschließlich seines Ziels bereits steht, die grobe Veranstaltungsplanung also abgeschlossen ist. Sobald Sie in etwa wissen, warum was, wie, wann, wo und mit wem gefeiert werden soll, kann es losgehen. Dabei ist es durchaus empfehlenswert, sich bereits während der Planungsphase Notizen zu Stärken, Schwächen, Chancen und etwaigen Risiken der Veranstaltung zu machen. Die SWOT-Analyse kann dann zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
Intern
Stärken
- Innovatives Konzept
- Günstige Wettbewerbssituation
- Zusage Wunschcaterer und Wunschredner
- Hochmotiviertes Projektteam
Schwächen
- Absage des bewährten Technikdienstleisters
- Traumlocation nicht barrierefrei
- Schlechte Verkehrsanbindung
- Geringe Medienaufmerksamkeit (wenn hohe Teilnehmerzahlen und/oder Spenden erforderlich sind)
Extern:
Chancen
- Möglichkeit der langfristigen Kunden- und Mitarbeiterbindung
- Stärkung der Unternehmensmarke
- Etablierung eines neuen Veranstaltungsformats
Risiken
- Wetter
- Knappe Kalkulation: Etwaige Ausfälle können nicht kompensiert werden.
- Zusammenarbeit mit Behörden vor Ort: Werden alle notwendigen Genehmigungen (rechtzeitig) erteilt?
- Wettbewerb
- Problematischer Termin
Was tun mit dem Resultat der SWOT-Analyse?
Das Ergebnis einer SWOT-Analyse ist im Idealfall eine objektive Zustandsbeschreibung, allerdings noch keine Strategie. Diese wird im nächsten Schritt auf Basis der Analyse entwickelt.
Für unser einfaches Beispiel bedeutet dies, dass das Konzept im Großen und Ganzen stimmig ist und sich um die Beköstigung und den Redner nicht weiter gesorgt werden muss, weil hier bewährte Dienstleister bereits ihre Zusage gegeben haben.
Auf der anderen Seite gibt sind folgende Defizite festzustellen: Ein geeigneter Technikdienstleister muss noch gefunden und es müssen Lösungen entwickelt werden, um die Location barrierefrei zu machen und die schlechte Verkehrsanbindung zu kompensieren. Eventuell muss auch ein alternativer Veranstaltungsort gefunden werden. Überdies ist die Medienaufmerksamkeit für die Veranstaltung bisher zu gering. Falls etwa Sponsoren gewonnen werden müssen, sind hier weitere PR-Maßnahmen erforderlich.
Die Chancen der Veranstaltung sind hingegen immens: Anwesende Mitarbeiter und Kunden können langfristig an das Unternehmen gebunden, die Außendarstellung des Unternehmens verbessert werden, außerdem können auf diese Weise neue Veranstaltungskonzepte erprobt werden. Um diese Chancen zu nutzen, können im nächsten Schritt beispielsweise auch Umfragen zu den Teilnehmerbedürfnissen und -erwartungen durchgeführt werden.
Das Wetter lässt sich bekanntlich nicht beeinflussen, jedoch kann alles für den Ernstfall vorbereitet werden. Das gilt besonders, wenn ein Teil der Veranstaltung draußen stattfinden soll.
Ein knapp kalkuliertes Budget ist immer ein Risiko. Im nächsten Schritt wäre es hier sinnvoll, großzügiger zu kalkulieren oder gegebenenfalls Sponsoren zu finden. Wenn die Sorge besteht, dass etwaige Genehmigungen (beispielsweise für ein Feuerwerk) möglicherweise nicht zeitgerecht oder gar nicht erteilt werden, empfiehlt es sich, rechtzeitig nach Alternativen Ausschau zu halten. Natürlich kann es auch nicht schaden, regelmäßig bei der entsprechenden Behörde nachzufragen, aber wer Planungssicherheit möchte, kommt um eine Risikominimierung, bestehend aus frühzeitiger Planung zum einen und Bereitstellung von Notfallalternativen zum anderen, nicht herum.
In diesem Fall sollte auch der gewählte Termin einer kritischen Überprüfung unterzogen werden. Für wie viele potenzielle Teilnehmer stellt er ein Problem dar? Lässt er sich gegebenenfalls noch verschieben?
Insgesamt ist also eine Strategie notwendig, die das Potenzial der Stärken und Chancen vollständig ausschöpft und den Einfluss der Schwächen und Risiken minimiert.
