Tagungen

Tagungen veranstalten

Für Angehörige vieler Berufsgruppen beginnt mit dem Frühjahr auch die Tagungssaison. Doch was macht eine Tagung eigentlich aus und wie plant man sie? Und – sind Tagungen und Kongresse eigentlich das Gleiche?

- 21 Februar 2019 -

Tagung von oben
(Foto: Pixabay)

Was unterscheidet eine Tagung von einem Kongress?

Planen Sie eine Tagung oder einen Kongress? Die Begriffe „Tagung“ und „Kongress“ werden häufig synonym verwendet; es besteht jedoch ein semantischer Unterschied. Kongresse sind meist öffentliche, eher förmliche Veranstaltungen und daher größer, zudem haben sie häufig einen wissenschaftlichen Charakter.

Tagungen hingegen haben meist - sowohl die Teilnehmerzahl als auch Ablauf und Umfang der Veranstaltung betreffend - einen geringeren Umfang (Tagungen finden etwa häufig abteilungsintern statt) und sind oft weniger formell. Tagungen sind überdies meist wiederkehrende Veranstaltungen, etwa Jahrestagungen. 

Allgemein gilt jedoch: Sowohl auf Tagungen als auch auf Kongressen kommen Vertreter bestimmter Branchen, Berufsgruppen oder wissenschaftlicher Disziplinen zusammen, um sich über zuvor festgelegte Themen auszutauschen. Schwerpunkt sind hier meist wissenschaftliche Fachvorträge.

Was ist das Ziel einer Tagung?

Schwerpunkt von Tagungen ist neben der Vermittlung von Fachwissen meist die Vernetzung der Teilnehmer miteinander. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eine abteilungsinterne Tagung oder eine Tagung von Experten einer Branche handelt. Oft dienen sie auch der Pflege von Kundenkontakten und der Kundenakquise.

Neben dem klassischen Tagungsformat mit Impulsvorträgen, Diskussionsrunden und Workshops können Tagungen beispielsweise auch als Barcamp oder World-Café konzipiert sein. Diese und eine Reihe innovativer Formate stellt die Agentur Jazzunique hier vor.

Das im Vergleich zum Kongress oft etwas lockerere Format tut der Ernsthaftigkeit einer Tagung keinen Abbruch: Für manche Berufsgruppen sind Tagungen auch Pflichtveranstaltungen.

Speakerin
(Foto: Pixabay)

Der klassische Ablauf einer Tagung 

Analog zu Kongressen beginnen Tagungen meist mit einem in das Thema einführenden Vortrag. Oft folgen darauf weitere Vorträge unterschiedlicher Speaker oder Workshops. 

Inhaltlich handelt es sich dabei gewöhnlich um branchenrelevante Fachvorträge und Firmenpräsentationen. Insgesamt gilt aber, dass Vorträge auf Tagungen nicht allzu viel Raum einnehmen sollten, denn der Schwerpunkt liegt auch meist auf dem Austausch und der Vernetzung der Teilnehmer. Deswegen sollte zwischen einzelnen Vorträgen immer Gelegenheit zur Diskussion bestehen. Kommunikative Pausen sind daher integraler Bestandteil jeder Tagung. 

Neben Kaffeepausen und gemeinsamen Mahlzeiten unterstützt ein gut geplantes Rahmenprogramm die Kommunikation und Vernetzung der Teilnehmer erheblich. Hier haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich über die fachliche Ebene hinaus auszutauschen und näher kennenzulernen.

Was muss bei der Planung einer Tagung beachtet werden?

Für funktionierende Kommunikation ist eine gute Atmosphäre unerlässlich. Dem Veranstaltungsort kommt deswegen eine wichtige Rolle zu. 

Er darf weder zu groß noch zu klein sein, sollte eine gute Akustik und ein angenehmes Klima bieten (Stichwort: Belüftung!), verkehrstechnisch gut angebunden sein, die technischen Anforderungen erfüllen und den Tagungs-Teilnehmern genügend Platz zum Austausch in großen oder kleinen Gruppen bieten.

Auch die regelmäßige Versorgung mit Speisen und Getränken wirkt sich auf den Erfolg der Tagung aus. Schließlich entstehen in der Kaffeepause oft die interessantesten Gespräche.

Eine kommunikative Aktivität als Rahmenprogramm sollte ebenfalls mit Bedacht gewählt werden. Abhängig von den örtlichen Gegebenheiten, Zielsetzung der Veranstaltung und Zusammensetzung der Gruppe kann es sich hier beispielsweise um eine sportliche oder kulturelle Aktivität handeln.

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