Hand auf’s Herz: Erinnern Sie sich noch an die wichtigsten Inhalte der Konferenz vergangenen Sommer? Und an die schönsten Momente der vorletzten Weihnachtsfeier? Wenn Ihre Antwort hier Ja lautet, worauf stützen sich Ihre Erinnerungen? Auf die Veranstaltung selber oder auf die Gespräche darüber im Nachhinein, auf Bilder und Videos von der Veranstaltung, auf Unterhaltungen über diese Bilder? Persönlich, telefonisch, in sozialen Netzwerken?
Schwer zu sagen, was welchen Anteil an Ihrer Erinnerung hat. Fest steht jedoch, dass sich visuell Reproduziertes deutlich besser einprägt als die durch das eigentlich Erlebte. Dies gilt auch für Gelesenes: Lesen Sie einen Roman, entstehen bestimmte Bilder im Kopf: Sie malen sich anhand der Beschreibungen aus, wie die Protagonisten aussehen, wie ihre Stimmen klingen, wie diese sich bewegen und so weiter. Sehen Sie sich anschließend eine Romanverfilmung an, werden die im Kopf entstandenen Bilder von denen des Films überlagert. Auch wenn Sie den Roman anschließend nochmal lesen, werden die Protagonisten in Ihrem Kopf nun so aussehen wie die Schauspieler in der Verfilmung.
Woran erinnern wir uns tatsächlich?
Ähnlich verhält es sich mit der Erinnerung an Erlebnisse wie Veranstaltungen. Woran Sie sich primär erinnern, ist oft nicht die Veranstaltung selbst, sondern es sind die Bilder, die Sie im Anschluss davon gesehen haben, häufig verknüpft mit den Meinungen und Interpretationen Anderer: Wenn Ihnen etwa ausgewählte Bilder nach einer eher langweiligen Veranstaltung zugeschickt werden und diese mit einem Kommentar versehen sind, etwa über die „gute Stimmung“, werden Sie die Stimmung im Nachhinein wahrscheinlich auch viel positiver bewerten. Dieser Effekt wird noch verstärkt, wenn Kollegen ebenfalls die Stimmung der Veranstaltung loben.
Ohne dass Sie sich dessen bewusst sind, wird Ihre Erinnerung so nachträglich verändert. Dies geschieht einerseits durch die gezielte Auswahl der Bilder, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden, andererseits durch die mitgeteilte Beurteilung Anderer. Hinterher können Sie meist gar nicht mehr sagen, was genau Ihr Bild der Veranstaltung entscheidend beeinflusst hat, ob Ihre Emotionen primär durch das persönlich Erlebte ausgelöst wurden oder durch den Filter der Bilder, die sie hinterher davon gesehen haben. Das können Sie sich zunutze machen!
Welche Möglichkeiten der visuellen Dokumentation gibt es?
Je nach Veranstaltungsart bieten sich verschiedene Arten der visuellen Dokumentation an. Die offensichtlichste ist die durch einen Fotografen oder Videografen.
Natürlich kann heute jeder selber Bilder und Videos mit seinem Smartphone aufnehmen und verbreiten. Das geschieht auch auf jeder Veranstaltung und – um das vorwegzunehmen- es ist ziemlich aussichtslos, es zu verbieten. Es ist möglich, dass weniger spontane Fotos und Videos entstehen, wenn bekannt ist, dass ein Fotograf anwesend ist - aber weniger ist ungleich null. Wenn die private Dokumentation kanalisiert und entsprechend gesteuert wird (beispielsweise durch Hashtags), kann Ihre Veranstaltung aber auch davon durchaus profitieren.
Umgekehrt können private Aufnahmen professionelle nicht so einfach ersetzen.
Professionelle Fotografen und Videografen können Bilder so inszenieren, dass diese bestimmte Emotionen wecken. Für optimale Ergebnisse benötigen sie dafür vorab entsprechende Anweisungen über zu setzende Schwerpunkte etc..
Für manche Veranstaltungen bieten sich auch andere Arten der visuellen Dokumentation an: Auf Tagungen und Konferenzen ist Graphic Recording oft eine große Bereicherung: Schnellzeichner stellen dabei etwa Diskussions- und Vortragsinhalte graphisch dar. Auf diese Weise können auch komplexe Inhalte allgemeinverständlich dargestellt werden. Mithilfe der entstandenen Zeichnungen können die Teilnehmer deren Inhalte schnell rekapitulieren und sich diese deutlich besser einprägen.
Eine dritte Möglichkeit der Visualisierung bietet ein Schnellzeichner, der in wenigen Minuten Karikaturen einzelner Veranstaltungsgäste anfertigt. Ein solcher Auftritt ist auf ungezwungenen Firmenfeiern, aber auch als Attraktion an Messeständen sehr beliebt. Die Zeichnung ist zugleich Souvenir für den Portraitierten, der die Veranstaltung so in guter Erinnerung behält. Die beiden letzteren Möglichkeiten der Visualisierung erfolgen zwar zunächst analog; es kann jedoch mittlerweile davon ausgegangen werden, dass entstandene Zeichnungen abfotografiert und so digital verbreitet werden.
Wie setzt man Bilder richtig ein?
Genauso wichtig wie die Entscheidung über die Art der visuellen Dokumentation ist die über deren Einsatz. Stellen Sie sich vorher die Frage, was Sie mit den Bildern bezwecken: Sollen sie eine positive Erinnerung für die Gäste sein, d.h. nur intern veröffentlicht oder gezielt an die abgebildeten Personen verschickt werden? Sollen sie auf Ihrer Website und auf den Social-Media-Kanälen zur Außendarstellung (beispielsweise für das Personalmarketing) veröffentlicht werden? Oder sollen die Bilder Inhalte, etwa einer Konferenz, transportieren und als Gedächtnisstütze fungieren? Dabei müssen Sie ab dem 25. Mai 2018 auch unbedingt die DSGVO berücksichtigen.
Professionelle Bilder und Videos sollten immer gezielt veröffentlicht und in den Kontext der Veranstaltungs-PR eingebunden werden. Dafür muss dem Fotografen, Videografen oder Zeichner vorher das Ziel der Veranstaltung vermittelt werden. Er muss darüber informiert werden, welchen Eindruck seine Bilder erwecken sollen. Nur so kann die Veranstaltung optimal visuell inszeniert werden und auch im Nachhinein positiv wirken.
