Workshop planen leicht gemacht: in 5 Schritten zu einer gelungenen Veranstaltung

Die erfolgreiche Umsetzung eines Workshops ist abhängig von einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung. Neben dem Veranstaltungsort und dem Teilnehmendenmanagement gibt es einige weitere Dinge, die du während der Organisation eines Workshops berücksichtigen solltest. In diesem Blogartikel erfährst du, wie du mit einer strukturierten Herangehensweise einen erfolgreichen Workshop planen kannst und welche Schritte du beachten solltest, um eine gelungene Veranstaltung durchzuführen.

Der Ausgangspunkt für die erfolgreiche Umsetzung eines Workshops ist die richtige Zielsetzung. Bevor du mit der übrigen Planung beginnst, ist es wichtig, das Ziel für den Workshop festzulegen. Was möchtest du erreichen? Welchen Mehrwert möchtest du deinen Teilnehmenden bieten? Möchtest du Wissen vermitteln, Fähigkeiten entwickeln, Problemlösungen erarbeiten oder den Gruppenzusammenhalt stärken? Definiere klare und realistische Ziele, die im besten Falle messbar sind und es dir somit ermöglichen, den Erfolg des Workshops nach Abschluss zu evaluieren. Eine präzise Zielsetzung bildet das Fundament für die gesamte Organisation und hilft dabei, den Fokus nicht zu verlieren, während du den Workshop planst.

Beispiele für konkrete Zielsetzungen:

• Die Teilnehmenden sollen nach dem Workshop in der Lage sein, eine bestimmte Software eigenständig zu bedienen.
• Durch den Workshop sollen die Teilnehmenden neue Methoden zur Konfliktlösung erlernen.
• Das Ziel des Workshops ist es, den Teilnehmenden grundlegende Kenntnisse im Bereich Projektmanagement zu vermitteln.

Mit der Festlegung der Zielsetzung eng verknüpft ist die Wahl des Themas und der Zielgruppe, für die der Workshop geplant wird. Überlege in diesem Schritt, welches Thema oder welcher Themenbereich besonders relevant und interessant für die Zielgruppe ist und welchen Nutzen die Teilnehmenden aus dem Workshop ziehen sollen. In diesem Schritt solltest du die Vorkenntnisse und Interessen deiner potenziellen Teilnehmenden miteinbeziehen, um das Thema passend zum Erfahrungsniveau zu wählen. Beispielsweise ergibt es wenig Sinn, grundlegende Datenanalyse-Techniken als Thema zu wählen, wenn die Zielgruppe Statistiker mit langjähriger Erfahrung in der Datenanalyse sind. Mit der klaren Definition von Thema und Zielgruppe legest du den Grundstein für einen wirkungsvollen und zielgerichteten Workshop.

Nach Festsetzung von Ziel und Thema geht es an die logistischen Rahmenbedingungen für Ihren Workshop. Der Veranstaltungsort ist ein Faktor, der maßgeblich zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beiträgt. Ob du dich für einen Workshop-Raum im Stadtzentrum, eine Offsite-Location mit Nähe zur Natur oder z.B. ein Studio mit Küchenbereich entscheidest, hängt von den Inhalten ab, die du in deinem Workshop vermittelst. Nicht immer muss es der Konferenzraum eines Hotels sein, in dem du deinen Workshop planst. Bunte Meetingräume in Coworking-Spaces oder ein Atelier in einer Loft-Location regen die grauen Zellen an und fördern Interaktion und Kreativität. Achte bei der Wahl des Veranstaltungsortes jedoch darauf, dass die Location sowohl für dich als auch für die Teilnehmenden gut erreichbar ist und über die erforderliche Ausstattung verfügt.

Darüber hinaus ist es wichtig, die passende Zeit für den Workshop zu wählen. Berücksichtige dabei die Verfügbarkeit der Teilnehmenden, berufliche Verpflichtungen oder andere Termine, die kollidieren könnten. Zudem solltest du die Gesamtdauer des Workshops planen, um ausreichend Zeit für die Inhalte zu bieten, aber auch Pausen und Erholungsphasen zu bedenken. Eine angenehme und produktive Workshop-Umgebung zu schaffen, hängt maßgeblich von der Wahl des richtigen Ortes und des passenden Zeitrahmens ab.

Den Inhalten und der Programmgestaltung solltest du besondere Aufmerksamkeit schenken, wenn du einen Workshop planst. Sie bilden das Herzstück einer gelungenen Veranstaltung und es ist entscheidend, die richtigen Methoden auszuwählen, um die gesetzten Ziele zu erreichen und die Teilnehmenden bestmöglich einzubeziehen.

Die Inhalte des Workshops sollten sorgfältig überlegt sein: Wäge ab, welche Informationen, Fähigkeiten oder Strategien du vermitteln möchtest und gliedere diese in logische Schritte oder Themenbereiche. Denke daran, dass nicht alle Teilnehmenden über dieselben Fähigkeiten verfügen und die Aufgaben oder Programmpunkte mit unterschiedlichen Wissensständen lösbar sind.

Vor allem bei großen Gruppen ist es unabdingbar, den Workshop präzise zu planen, einen genauen Zeitplan aufzustellen und genügend Pausen einzuplanen. Die Kommunikation sowohl zwischen Workshop-Leiter:in und Gruppe als auch innerhalb der Gruppe erfordert Konzentration und ist anstrengend. Je größer die Gruppe, desto schwieriger der Austausch: Hierfür bietet sich die Bearbeitung von Aufgaben oder Programmpunkten in Kleingruppen an.

Im Unterschied zu einem Seminar steht bei einem Workshop die Interaktivität zwischen den Teilnehmenden im Mittelpunkt. Der Workshop gleicht weniger einem Vortrag als einer interaktiven Zusammenarbeit: Verschiedene Methoden zur Diskussion, Lösungsfindung, Gruppenarbeit usw. stehen zur Auswahl, um die Veranstaltung erfolgreich zum Ziel zu bringen. Wichtig ist außerdem, während des Workshops und auch zum Abschluss genug Zeit für Fragen einzuplanen. 

Planst du einen Workshop, der viel Input und einen großen Umfang an Informationen beinhaltet, ist es ratsam, die Teilnehmenden zum Schluss mit einer Übersicht des Gelernten oder weiterführenden Informationen zu entlassen. Dies kann in Form einer Literaturliste, eines Handouts oder dem Hinweis auf weiterführende Veranstaltungen geschehen. Ebenso kann es sinnvoll sein, den Teilnehmenden auch nach dem Workshop einen Austausch z.B. über einen E-Mail Verteiler oder soziale Netzwerke anzubieten, sollten noch Fragen aufkommen oder Unklarheiten bestehen.

Je nach Art des Workshops können die benötigten Materialien stark variieren, sollten jedoch rechtzeitig vorab in ausreichender Menge organisiert werden. Ganz gleich, ob du für jeden Teilnehmenden ein Tablet / Laptop bereitstellen oder klassisch mit Moderationskarten, Flipchart, Stiften und Haftnotizen arbeitest – spätestens zum Workshopbeginn sollten alle Materialien aufgeladen bzw. funktionstüchtig bereitstehen.

Weitere technische Ausstattung wie ein Beamer, Laserpointer, Präsentationssoftware oder ein Whiteboard können ebenso von Nutzen sein und sollten auf ihre Funktion hin geprüft werden, während du den Workshop planst. Ein Testlauf für eventuelle Präsentationsdateien, Videos oder Audiospuren gehört zur Vorbereitung dazu, insbesondere wenn die Location zum ersten Mal genutzt wird und Stromanschlüsse, Lichtschalter und Lautsprecher hier erst noch getestet werden müssen.

Das Wichtigste am Workshop sind natürlich die Teilnehmenden, somit ist ein gut geplantes Teilnehmendenmanagement entscheidend für den Erfolg deiner Veranstaltung. Eine klare und ansprechende Einladung ist von großer Bedeutung, um das Interesse der potenziellen Teilnehmer zu wecken. Alle relevanten Informationen wie Datum Uhrzeit, Ort, Thema, Agenda und Anmeldemöglichkeiten solltest du klar und deutlich kommunizieren. Nutze professionelle Einladungstools wie XING oder LinkedIn, informiere dein Netzwerk auf Networking-Events oder wende dich mit einer personalisierten Einladung direkt an potenzielle Teilnehmende. Stelle einen klaren Ansprechpartner bereit, der für Rückfragen zuständig ist.

Vermeide bei den Einladungen unklare Informationen, lange und langweilige Texte sowie ein unprofessionelles, unübersichtliches Design. Lege ggf. Follow-Up Vorgänge fest, um nicht beantwortete Einladungen noch einmal nachzufassen.

Nach dem Workshop ist eine Evaluation hilfreich, um Feedback von Teilnehmenden einzuholen und den Erfolg des Workshops zu bewerten. Eine strukturierte Feedback-Runde ermöglicht es, Stärken und Schwächen in der Workshop-Planung oder Umsetzung zu identifizieren und Verbesserungspotenziale für künftige Veranstaltungen aufzuzeigen. Online-Evaluierungen, Feedback-Bögen oder die direkte persönliche Gesprächsrunde nach dem Workshop sind mögliche Optionen für die Evaluation.