Abendveranstaltung

9 häufige Fehler bei der Planung einer Abendveranstaltung

„Man lernt aus eigener Erfahrung. Aber wenn möglich, sollte man besser aus den Erfahrungen anderer lernen.“

- 13 Oktober 2017 -

Gedeckter und dekorierter Tisch
(Foto: Shutterstock)

Kürzlich berichtete ein Kollege, der seine Brötchen seit Jahren mit der Planung und Vermarktung von Großveranstaltungen verdient, dass bei der Planung von Abendveranstaltungen immer wieder dieselben Fehler passierten. Kopfschüttelnd präsentierte er eine Liste mit den neun häufigsten Fehlern: „Auf jedem Event passieren mindestens zwei davon.“, sagte er noch. Wir haben uns die Liste angesehen und stellten fest: Alle davon sind vermeidbar.


1. Bei der Terminwahl nicht aufgepasst  

„Es kann doch nicht so schwer sein, einen geeigneten Termin zu finden!“ Oh doch, das kann es!

In Deutschland sind gesetzliche Feiertage Ländersache. Damit gibt es neben den bundesweit einheitlichen Feiertagen noch eine Reihe kirchlicher Feiertage und regionaler Festtage. Ein Empfang zu Mariä Himmelfahrt in Hamburg? Keine gute Idee, wenn Sie Gäste etwa aus dem katholischen Saarland oder Bayern erwarten! Im Zusammenhang mit Feiertagen sollten Sie auch Brückentage berücksichtigen, denn auch diese eignen sich wenig für Veranstaltungen.

Neben traditionellen Feiertagen spielen auch mediale Großereignisse eine Rolle. Ihre Veranstaltung soll die Aufmerksamkeit nicht mit dem Finale der UEFA Championsleague oder dem ESC teilen müssen. Im September 2017 fand der Berlin-Marathon am gleichen Tag wie die Bundestagswahlen statt. Besonders vorausschauend war das nicht, zumal die Laufstrecke an diversen Wahllokalen vorbeiführte. Angereiste Läufer waren zum Teil gezwungen, per Briefwahl abzustimmen. 

Sehen Sie sich auch immer die Gästeliste an. Die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung haben Sie sicher schon ausgemacht. Es werden ausländische Gäste erwartet? Berücksichtigen Sie unbedingt auch Feiertage und wichtige Ereignisse der jeweiligen Länder. Russische Gäste werden etwa kaum auf ihrer Veranstaltung erscheinen, wenn gleichzeitig orthodoxe Ostern gefeiert werden, für US-Amerikaner sind etwas das Erntedankfest „Thanksgiving“ und das Endspiel der Football-Profiliga („Super Bowl“) wichtige Termine.

 

2. Wichtige Details bei der Einladung vergessen

Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Die Angabe von Anlass, Termin, Ort, Anfahrt ist unerlässlich. Aber was müssen die Gäste noch wissen? Ist etwa eine bestimmte Garderobe erwünscht? Wird Bargeld für eine Spendensammlung benötigt? Wie reisen die Gäste an? Wo gibt es Parkmöglichkeiten? Ersparen Sie den Gästen unangenehme Situationen, indem Sie entsprechende Hinweise bereits in der Einladung platzieren.

 

3. Der Veranstaltungsort war dem Anlass nicht angemessen

Das geräumige griechische Lokal am Stadtrand ist zugegebenermaßen trotz seiner Größe gemütlich, der Grillteller äußerst schmackhaft und dabei ist das Ganze unschlagbar günstig. Für die interne Weihnachtsfeier Ihrer Abteilung wäre dieses Restaurant vermutlich eine gute Wahl. Für die Firmengala aber nicht unbedingt. Stellen Sie immer sicher, dass die gewählte Örtlichkeit dem Rahmen der Veranstaltung angemessen ist.

Kellnerin serviert Speisen
(Foto: Shutterstock)

4. Nicht an die Bedeutung und Wirkung der Raumgestaltung gedacht 

 Ja, Dekoration kostet Zeit und Geld und gilt Vielen als überflüssiger Schnickschnack. Aber selbst wenn Sie keinen großen Wert auf ansprechende Dekoration legen, sollten Sie sich dennoch darum bemühen, nicht negativ aufzufallen. Schließlich wäre eine Raumgestaltung in den Farben ihres größten Wettbewerbers mehr als peinlich. Glauben Sie uns, das ist alles schon vorgekommen.


5. Die Sitzordnung vernachlässigt

Für jede größere Abendveranstaltung, bei der die Gäste sitzen, egal ob Bankett oder Konferenz, sollte eine Sitzordnung vorgegeben werden. Fehlt diese, kann es schnell chaotisch werden. Doch bei der Planung einer solchen gibt es Einiges zu beachten. Besonders wichtig sind dabei Hierarchien: Der Ehrenplatz befindet sich dabei neben oder gegenüber dem Gastgeber. Je näher ein Gast am Gastgeber platziert wird, desto größer die ihm erwiesene Ehre.

Falls ähnliche Interessen einiger Gäste bekannt sind, sollten diese Gäste nebeneinander platziert werden. Ebenso sollten möglicherweise bekannte Animositäten berücksichtigt werden: Wenn Sie wissen, dass Herr Müller und Frau Schmidt miteinander im Clinch liegen, setzen Sie sie an verschiedene Tische, um offene Konflikte zu vermeiden.

Besondere Aufmerksamkeit sollte ausländischen Gästen gelten: Wenn etwa ein französischer Geschäftspartner, der des Deutschen nicht kundig ist und ohne Dolmetscher teilnimmt, erwartet wird, sollten dieser möglichst neben einem Gast platziert werden, der die französische Sprache beherrscht. Letzterer wird es sicherlich auch als nette Geste empfinden, über diesen Umstand vorab informiert zu werden.

 

6. Die Reden waren zu lang

Die wenigstens Redner werden von sich behaupten, dass ihre Vorträge uninteressant oder zu lang seien. Es ist aber nicht unwahrscheinlich, dass einige der Zuhörer dies anders wahrnehmen, vor allem, wenn die Vorträge zwischen den Gängen eines Essens gehalten werden. Begrenzen Sie daher die Redezeiten im Vorhinein. Eine Stunde sollten die Gäste nicht auf den nächsten Gang warten müssen. Auch bei einem Stehempfang sollte nicht zu lange gesprochen werden (denken Sie nur an die armen Frauen in den hohen Schuhen.) Deswegen: Begrenzen Sie die Redezeiten im Voraus.

Häppchen
(Foto: Shutterstock)

7. Die Bewirtung war überfordert

Ja, der Cateringdienstleister, den der Kollege empfohlen hat, hat alles mit Liebe zum Detail zubereitet. Die Suppe hat auch geschmeckt, wäre allerdings noch deutlich besser gewesen, wenn sie nicht lauwarm aufgetragen worden wäre. Offensichtlich stellte das Servieren von 200 Gerichten gleichzeitig eine Herausforderung dar, der der Dienstleister nicht gewachsen war.

Wählen Sie den Caterer Ihrer Veranstaltung immer mit Bedacht. Eine persönliche Empfehlung, etwa das Lieblingsrestaurant eines Kollegen, kann eine gute Idee sein. Wenn der Dienstleister jedoch über keinerlei Erfahrung mit größeren Veranstaltungen verfügt, sollte man Vorsicht walten lassen. Klären Sie immer vorher ab, was der Caterer leisten kann, und was nicht. Fragen Sie gegebenenfalls nach Referenzveranstaltungen in ähnlicher Größe.


8. Das Unterhaltungsprogramm hat seinen Zweck nicht erfüllt

Der Sprössling einer Kollegin verdient sich ein Zubrot als Alleinunterhalter und bietet sich als günstiger Programmpunkt auf Ihrer Abendveranstaltung an? Was nach einer unkomplizierten und budgetschonenden Auflockerung Ihres Programms klingt, kann auch nach hinten losgehen. Wie bei jedem anderen zu buchenden Künstler sollten Sie sich hier absichern. Wenn Sie sich nicht persönlich vorher von dessen Fähigkeiten überzeugen können, fragen Sie nach Referenzen und lassen Sie sich Videos von Auftritten schicken. Das ist Ihnen zu aufwendig? Agenturen und Portale, die auf professionelle Künstler spezialisiert sind, übernehmen diese Aufgabe auch für Sie.

 

9. Der Technikdienstleister hat seine Arbeit nicht zufriedenstellend erledigt

Von der Rede nur die Hälfte verstanden, weil die Tontechnik versagt hat?  Das ist nicht nur äußerst ärgerlich, sondern auch sehr leicht vermeidbar. Beauftragen Sie einen professionellen Technikdienstleister mit Erfahrung in diesem Bereich. Vor einem Versagen der Technik ist niemand gefeit, aber ein professioneller, erfahrener Dienstleister kann im Ernstfall schnell Abhilfe schaffen.

DJ-Pult
(Foto: Shutterstock)

Weckt das unliebsame Erinnerungen? Keine Sorge, Sie befinden sich in guter Gesellschaft, denn alle genannten Fehler sind schon unzählige Male vorgekommen. Damit sie Ihnen nicht (mehr) unterlaufen, hier eine Checkliste für Ihre nächste Abendveranstaltung

Checkliste

  1. Ist der Termin unter Berücksichtigung der Gäste gewählt?
  2. Umfasst die Einladung alle wichtigen Informationen?
  3. Passt die Location zum Anlass?
  4. Passt die Dekoration zum Anlass?
  5. Ist die Sitzordnung durchdacht?
  6. Gibt es eine Begrenzung für Redezeiten?
  7. Ist der Caterer für die Veranstaltung geeignet?
  8. Wird das Unterhaltungsprogramm seinen Zweck erfüllen?
  9. Ist auf den Technikdienstleister Verlass?

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