Berufe in der Eventbranche

Veranstaltungskaufmann/-frau werden: Voraussetzungen und Möglichkeiten

Die Veranstaltungsbranche ist für Viele ein Traumarbeitsplatz, denn ob Messen, Kongresse, Konzerte oder Festivals: Veranstaltungskaufleute sind immer mitten im Geschehen. 

- 18 Dezember 2017 -

Wunscharbeitsplatz für viele: Die Konzerthalle
Wunscharbeitsplatz für viele: Die Konzerthalle (Foto: Pixabay)

Wer in der Veranstaltungsbranche tätig sein möchte, für den gibt es diverse Möglichkeiten. Neben verschiedenen spezialisierten Tätigkeiten, beispielsweise im Bereich der Veranstaltungstechnik, gehört auch die des Veranstaltungskaufmanns bzw. der Veranstaltungskauffrau dazu. Hierbei handelt es sich um einen staatlich anerkannten Ausbildungsberuf. Mittlerweile gibt es auch Studiengänge im Fach Veranstaltungsmanagement, diese sind jedoch sehr theoretisch. In der Ausbildung hingegen überwiegt der Praxisanteil.

Was machen Veranstaltungskaufleute?

Veranstaltungskaufleute konzipieren und organisieren verschiedene Arten von Veranstaltungen, werben für diese, führen sie durch und evaluieren sie anschließend. Dabei stehen sie im regen Austausch mit Dienstleistern, Kunden und gegebenenfalls Sponsoren.

Veranstaltungsplanung: Am Anfang steht immer das kreative Chaos
Veranstaltungsplanung: Am Anfang steht immer das kreative Chaos (Foto: Pixabay)

Welche Voraussetzungen sollten angehende Veranstaltungskaufleute mitbringen?

Theoretisch ist kein bestimmter Schulabschluss erforderlich. Viele Betriebe bevorzugen allerdings Bewerber mit Abitur und Seiteneinsteiger. Dies hängt auch damit zusammen, dass im Arbeitsalltag lange Arbeitszeiten und Einsätze am Wochenende sowie nach 22 Uhr keine Seltenheit sind. Letztere dürfen Minderjährige allerdings gar nicht verrichten. 

Grundsätzlich sollten Ausbildungsinteressenten über folgende Eigenschaften verfügen, die während der Ausbildung ausgebaut werden:

Organisations- und Improvisationstalent

Da der Arbeitsalltag hauptsächlich aus der Planung und Durchführung von Veranstaltungen besteht, ist Organisationstalent eine der wichtigsten Eigenschaften, die ein Interessent haben sollte. Dazu gehört auch die Fähigkeit, improvisieren zu können, wenn einmal nicht alles nach Plan funktioniert (und das wird passieren).


Kreativität

Zur Veranstaltungsplanung gehört das Erstellen von Veranstaltungskonzepten und das geht nur mit einer gehörigen Portion Kreativität. Es soll sich schließlich niemand langweilen.


Kunden-­ und Serviceorientierung

Veranstaltungskaufleute sind meist als Dienstleister für Auftraggeber tätig. Deswegen ist eine Dienstleistungsmentalität, also eine gewisse Kunden-­ und Serviceorientierung unabdingbar.


Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und gutes Ausdrucksvermögen (auch in Fremdsprachen)

Wer nicht gern kommuniziert, ist in der Veranstaltungsbranche generell fehl am Platze. Veranstaltungskaufleute stehen immer im regen Austausch mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern und müssen sich im Laufe ihres Arbeitslebens ein umfangreiches Netzwerk aufbauen. Die Fähigkeit, sich klar und unmissverständlich auszudrücken, ist dabei extrem wichtig, und zwar auch in Fremdsprachen. Spätestens auf Großveranstaltungen ist das Beherrschen von Fremdsprachen (zumindest Englisch) notwendig.


Räumliches Vorstellungsvermögen

Wie macht sich eine 25x15m² große Bühne in dieser Halle? Sind runde oder ovale Tische besser für das Festessen geeignet? Wo platziert man das Rednerpult am besten? Auch ein gewisses räumliches Vorstellungsvermögen ist in der Veranstaltungsplanung von großer Bedeutung.


Kaufmännisches Denken

Veranstaltungskaufleute sind nicht nur kreativ, sie sind eben auch Kaufleute und müssen gewinnorientiert arbeiten. Auch bei Wohltätigkeitsveranstaltungen müssen die Kosten im Blick behalten werden. Einkauf und Verkauf von Dienstleistungen ist ein elementarer Bestandteil der Veranstaltungsplanung.


Belastbarkeit 

Hier gibt es nichts zu beschönigen: Die Tätigkeit von Veranstaltungskaufleuten kann auch körperlich sehr anstrengend sein. Nacht- und Wochenendarbeit sowie stundenlanges Stehen kann immer dazugehören. Genau das macht allerdings eben auch den Reiz der Tätigkeit aus: Langeweile ist hier sehr selten und kein Tag gleicht dem anderen.

Wie viele Personen können in diesem Raum gut sitzen? Und wo platziert man das Rednerpult?
Wie viele Personen können in diesem Raum gut sitzen? Und wo platziert man das Rednerpult? (Foto: Pixabay)

Wie läuft die Ausbildung ab?

Bei der staatlich anerkannten Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann/-frau handelt es sich um eine dreijährige duale oder schulische Ausbildung, die zum Teil in der Schule, zum Teil im Betrieb absolviert wird. Der theoretische Teil findet dabei meist in Form von Blockseminaren statt. Die Ausbildungszeit kann durch entsprechende Vorausbildung (etwa einen höheren Bildungsabschluss) auch verkürzt werden. Abgeschlossen wird die Ausbildung durch eine Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer, davor gibt es eine Zwischenprüfung.

Welche Fächer umfasst der theoretische Teil der Ausbildung?

Im theoretischen Teil lernen die Auszubildenden Grundlagen der Betriebswirtschaft, dabei vor allem Buchhaltung, Kostenkalkulation und -kontrolle sowie Rechnungswesen, außerdem Veranstaltungsrecht, Veranstaltungstechnik und Projektmanagement. Veranstaltungsmarketing ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, der im Berufsalltag stark an Bedeutung gewinnt.

In welchen Bereichen sind Veranstaltungskaufleute tätig? 

Allgemein gesprochen werden Veranstaltungskaufleute überall dort ausgebildet und angestellt, wo Veranstaltungen geplant und durchgeführt werden. Dies sind vor allem Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungsbranche, also Event-, Künstler- und Werbeagenturen, Konzertveranstalter, Theater, Veranstaltungsbüros für Kongresse, Tagungen und Konferenzen, Unternehmen für Veranstaltungstechnik, Messegesellschaften und Messebauunternehmen, Cateringunternehmen, Hotels und Gaststätten, Marketingabteilungen großer Unternehmen, aber auch Ämter kommunaler Verwaltungen wie Kultur- und Jugendämter.

Messen sind typische Arbeitsorte für Veranstaltungskaufleute
Messen sind typische Arbeitsorte für Veranstaltungskaufleute (Foto: Pixabay)

Wie geht es nach Abschluss der Ausbildung weiter?

Veranstaltungskaufleute können in den o.g. Bereichen beispielsweise als Projektmanager, Eventmanager o.Ä. Anstellung finden. Darüber hinaus gibt es -auch nach einigen Jahren Berufserfahrung- diverse Möglichkeiten zur Weiterbildung, etwa durch Fortbildungen oder ein aufbauendes Studium, beispielsweise im Fach Eventmanagement.

Wie viel verdienen Veranstaltungskaufleute?

Die duale Ausbildung wird mit einem gestaffelten Ausbildungsgehalt vergütet, dessen Höhe von Region, Betriebsgröße und gegebenenfalls auch Tarifvertrag abhängt. Üblich sind 450-920€ brutto im ersten Ausbildungsjahr, 575-970€ im zweiten und 680-1015€ brutto im dritten Jahr.

Bei einer schulischen Ausbildung hingegen wird nur für die tatsächliche Arbeitszeit im Betrieb eine Vergütung gezahlt. Wenn notwendig, können Auszubildende Ausbildungsbeihilfe beantragen.

Nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung wird ein Einstiegsgehalt gezahlt, welches im Durchschnitt bei etwa 1.700€ brutto liegt. Mit wachsender Berufserfahrung und Weiterbildungen kann das Gehalt aber später auch mehr als das Doppelte betragen.

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