Ein Barcamp organisieren

Gilt die Aussage auch für Veranstaltungen, die sich dadurch auszeichnen, keinen festen Ablauf zu haben? So viel sei verraten: Ja, unbedingt! 

Was ist eine Unkonferenz oder ein Barcamp?

In den Duden hat es der Begriff Unkonferenz – nicht zu verwechseln mit „UN-Konferenz“ - noch nicht geschafft, ebenso wenig seine Entsprechungen „Ad-hoc-Nicht-Konferenz“ und „Barcamp“.

Florian Bauhuber, der bereits rund 45 solcher Veranstaltungen organisiert hat, bevorzugt den Begriff „Barcamp“. Unter dieser Bezeichnung genießt das Format ausgehend vom Silicon Valley seit Jahren größere Bekanntheit. Aber was ist ein Barcamp eigentlich?

Ein Barcamp ist eine besondere Form der Konferenz, die sich dadurch auszeichnet, dass lediglich der Rahmen feststeht. Über Inhalt und Verlauf der Veranstaltung entscheiden die Teilnehmer erst in ihrem Verlauf. Dabei ist manchmal ein grobes Thema vorgegeben (z.B. MICE-Barcamp), manchmal aber auch gar kein Thema (z.B. Barcamp Hamburg).

Auch können die Rollen von Vortragenden und Zuhörern flexibel getauscht werden – Hierarchien gibt es keine. „Das klassische Verhalten auf Konferenzen, bei denen Vortragsredner im Vordergrund stehen, wir so vermieden.“, so Bauhuber.

Ein weiteres Charakteristikum ist das offene Format: Jeder Interessierte kann teilnehmen. Um die Hürden möglichst niedrig zu halten, ist die Teilnahme an Barcamps meist kostenlos. Der Barcampexperte merkt dazu an, dass Barcamps auch einen bestimmten Menschentypus anzögen, dem klassische Konferenzen zu spießig und zu hierarchisch seien

Das Barcamp beginnt meist im Plenum. Hier kann jeder Teilnehmer Themenvorschläge vortragen und für sein Anliegen werben. Auf dieser Basis werden dann Arbeits- und Diskussionsgruppen gebildet, die sich im Anschluss in sogenannten „Sessions“ über das gewählte Thema austauschen und gegebenenfalls Problemlösungsstrategien erarbeiten.

Das verleiht dem Barcamp laut Bauhuber eher Workshopcharakter, macht es „dynamisch, interaktiv und tagesaktuell.“

Eine besondere Rolle nimmt der Moderator im Plenum ein. Dieser muss die Methode der Großgruppenmoderation beherrschen, damit die Bildung der Gruppen konstruktiv verläuft.

Wichtig ist die Einhaltung der an den Film „Fight Club“ angelehnten Barcampregeln, der sogenannten Rules of BarCamp. 

Wann ist ein Barcamp sinnvoll?

Barcamps sind nicht einfach ein seltsamer Trend aus Kalifornien; genau wie andere Konferenzen auch wird hier ein Ziel vorgegeben. Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden?

Florian Bauhuber sieht große Vorteile in dem Format Barcamp: Weil hier der jeweilige persönliche Hintergrund egal sei, komme man unbefangen ins Gespräch und ohne dass es darum ginge, Status auszuspielen: „Die Kommunikation findet auf Augenhöhe statt.“ Dies öffne neue Horizonte. Die Maxime sei, Wissen zu teilen, „das Wissen erstrahlen zu lassen, nicht Titel oder Rolle“, so der Barcamp-Experte. Im Unterschied zu klassischen Konferenzen, die Monate im Voraus inhaltlich vorbereitet würden, ermögliche das Barcamp überdies, tagesaktuelle Themen in den Mittelpunkt zu stellen.

Barcamps haben vor allem den Austausch von Wissen, Erfahrungen und Meinungen zum Ziel. Da alle Teilnehmer gleichberechtigt sind, kann hier jeder frei und unbefangen sprechen und die Aufmerksamkeit auf sein Anliegen lenken. Das offene Format ermöglicht die Teilnahme verschiedenster Persönlichkeiten aus unterschiedlichen Disziplinen und Karrierestufen, was völlig unterschiedliche Perspektiven auf das gewählte Thema eröffnen kann. Im Zentrum steht die Interaktion der Teilnehmer, das „Teilen“ von Wissen. So können neue Allianzen entstehen, die neue Lösungsstrategien entwickeln.

Weil Barcamps die Möglichkeit zum Zuhören geben, sind sie laut Bauhuber sehr sinnvoll als Informationsquelle, etwa um herauszufinden, was die Kunden und die Branche bewegt.

Ist das primäre Ziel Ihrer Veranstaltung allerdings, Fachwissen oder Fertigkeiten durch Experten zu vermitteln, ist eine Barcamp eher nicht die richtige Wahl. 

Ein Kompromiss kann darin bestehen, ein Barcamp als interaktiven Teil in eine längere Veranstaltung einzubinden.

Wie bereitet man ein Barcamp vor?

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht, ist die Organisation eines Barcamps durchaus anspruchsvoll. Die Veranstalter müssen sich um die Infrastruktur, also Räumlichkeiten, Ausstattung und Material, Verpflegung und gegebenenfalls auch den Großgruppenmoderator sowie um die Vermarktung und das Werben von Sponsoren kümmern.

Das klingt nicht sehr aufwendig, sollte aber nicht unterschätzt werden, denn die Spontanität einer Seite erfordert immer große Flexibilität der anderen Seite. Vor allem Ungewissheit über die Teilnehmerzahl erschwert die Planung ungemein, weshalb Sie versuchen sollten, hier vorab über ein Anmeldeverfahren einen gewissen Rahmen zu schaffen, der nicht überschritten werden kann.

Aber auch wenn Ihnen die Teilnehmerzahl bekannt ist, bleibt die Bereitstellung geeigneter Räumlichkeiten eine Herausforderung: Sie brauchen einen Raum, der groß genug ist, um alle Teilnehmer zu fassen. Zusätzlich sind kleinere und mittelgroße Räume notwendig, in denen die einzelnen Gruppen ungestört arbeiten können. Wie viele Gruppen dies sein werden und vor allem wie groß diese sind, lässt sich im Voraus schwer sagen. Bauhuber empfiehlt, je nach Teilnehmerzahl, 3-20 Räume für die einzelnen Sessions vorzuhalten.

Um die Raumbelegung während der Veranstaltung transparent zu machen, ist die Einrichtung eines per App bedienbaren Online-Buchungssystems oder (bei kleineren Gruppen) analog über Stellwände oder eine Wandtafel sinnvoll. Zusätzlich muss für konferenztypische Materialien wie Schreibutensilien und die erforderliche technische Ausstattung gesorgt werden.

Hinzu kommt die Verpflegung der Teilnehmer – ein durchaus kostenrelevanter Faktor. Zur Finanzierung müssen daher für gewöhnlich im Vorfeld Sponsoren angeworben werden.

In jedem Fall müssen Sie auf Planänderungen gefasst sein, denn Barcamps leben von Spontaneität. Für Florian Bauhuber hat das Konzept definitiv Zukunft: „Es ist immer wieder toll, mit neuen Menschen über ihre Themen zu sprechen es wird nicht langweilig!“