Glanzvoller Abschluss: Praktische Tipps für die Abiball Planung (inkl. Checkliste)

Eine zu große Eventlocation, kein:e Fotograf:in oder unpassende Musik – diese Fehler sollten bei der Abiball Planung unbedingt vermieden werden, denn der Abschluss Ihrer Schullaufbahn soll Ihnen auf alle Fälle positiv in Erinnerung bleiben. Wie Sie Step-by-Step einen unvergesslichen Abiball planen und dabei keine wichtigen Aspekte vergessen, können Sie in diesem Beitrag lesen.

Die Abiball Planung sollte mit der Suche nach einer geeigneten Location beginnen. Bei der Wahl sollte die Größe und Kapazität in erster Linie beachtet werden, besonders um allen Gästen einen Sitzplatz zu bieten, aber trotzdem nicht auf eine Tanzfläche verzichten zu müssen. Eine zu kleine Location kann außerdem schnell ungemütlich und eng wirken, während eine zu große Location den Abiball schnell leer wirken lässt. Zudem sollte die Location für alle Gäste gut erreichbar und wenn möglich an öffentliche Verkehrsmittel angebunden sein oder genügend Parkmöglichkeiten haben. Vergewissern Sie sich außerdem, dass die Location ein feierliches Ambiente und die für die Feier benötigte technische Ausstattung aufweist. Besonders eine gute Licht- und Tontechnik können für den Verlauf des Abends wichtig sein.

Falls Sie sich noch inmitten der Suche nach einer passenden Eventlocation für den Abiball befinden, sollten Sie unbedingt auf Eventlocations.com vorbeischauen.

Genauso wichtig wie die Eventlocation ist die richtige Wahl des Caterings – denn es gibt doch nichts Schlimmeres als hungrige Gäste.

Bevor es an die Menüplanung geht, sollten Sie sich entscheiden, ob Sie ein Buffet oder ein Tellermenü anbieten möchten. Individuelle Geschmäcker und Ernährungsbedürfnisse der Gäste sollten dabei berücksichtigt werden. Besonders bei einer großen Gästeanzahl empfiehlt sich beispielsweise ein Buffet mit verschiedenen Gerichten, die auch für Vegetarier:innen und Veganer:innen geeignet sind. Bei einem Tellermenü ist es hingegen ratsam, im Vorfeld zu erfragen, wie viele Gäste sich vegetarisch oder vegan ernähren. Bezüglich des Getränkeangebots können Sie zwischen einer Getränkeflat oder einem à la carte Angebot wählen. Während bei einer Flatrate jeder Gast einen Festpreis für unbegrenzte Getränke zahlt, werden diese bei der à la carte Option individuell von jedem Gast gezahlt.

Hat der Abiball ein Motto? Dann berücksichtigen Sie dieses auch bei der Planung der Dekoration. Falls nicht, sollten Sie sich für eine bestimmte Stilrichtung und ein Farbschema bei der Dekoration entscheiden, denn so können Sie ein harmonisches Gesamtbild schaffen. Blumen, Ballons, Kerzen und Lichterketten sorgen dabei für ein besonders schönes Ambiente und die richtige Atmosphäre. Auch personalisierte Tischkarten mit dem Namen des Gastes eignen sich hervorragend als Dekorationselement.

Tischkonstellation

Auch die Tischkonstellation sorgt für ein harmonisches Gesamtbild in Bezug auf die Dekoration und sollte bei der Abiball Planung beachtet werden. Welche Tischkonstellation für einen Abiball geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe der Location und dem verfügbaren Platz. In der Regel sind runde oder rechteckige Tische die beste Wahl für Abibälle, da sie eine formelle und elegante Atmosphäre schaffen und diese Bestuhlungsart es den Gästen ermöglicht, sich leicht zu unterhalten.

Wählen Sie einen DJ mit Erfahrung, denn die Gäste sollten unbedingt bei Laune gehalten und zum Tanzen animiert werden. Ein guter DJ sollte in der Lage sein, sich an die Stimmung der Gäste anzupassen und verschiedene Musikgenres spielen, um die Tanzfläche voll zu halten. Es ist aber auch wichtig, dass der DJ bereit ist, auf spezielle Musikwünsche einzugehen.

Haben Sie weiteres Unterhaltungsprogramm wie einen Eröffnungstanz, eine witzige Rede oder interaktive Spiele geplant, um die Gäste bei Laune zu halten? Sprechen Sie die Durchführung des Programms in jedem Fall mit dem DJ ab, damit diese reibungslos abläuft und gegebenenfalls bestimmte Programmpunkte anmoderiert werden können. Während der Abiball Planung sollten Sie den Programmablauf mit genauen Zeiten festlegen, sodass die Gäste über den Ablauf des Abends informiert sind. 

Momente festhalten und sich in ein paar Jahren wieder an den Abiball erinnern – ein:e Fotograf:in, eine Fotobox oder eine Polaroid Kamera darf da auf keinen Fall fehlen und sollte bei der Abiball Planung unbedingt in Betracht gezogen werden.

Bevor der Abiball beginnt, sollte überlegt werden, welche Momente und Ereignisse festgehalten werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Gruppenfotos, Tanzfotos und Porträts der Absolvierenden und Gäste. Falls Sie eine:n Fotograf:in buchen, sollten Sie unbedingt Ihre Wünsche äußern.

Der Vorteil einer Fotobox oder einer Polaroid Kamera ist, dass die Gäste diese selbst bedienen können und ein Foto per Sofortdruck direkt zum Mitnehmen bekommen.

Bei der Abiball Planung ist es wichtig, ein Budget festzulegen und alle Ausgaben sorgfältig zu planen. Meistens können durch Spendenaktionen, Sponsoren und den Kartenverkauf für den Ball die Kosten gedeckt werden. In jedem Fall sollten Sie nicht über die verfügbaren Mittel hinaus planen. Außerdem ist es ratsam, einen Puffer in das Budget einzuplanen, um unerwartete Kosten abzudecken, die während der Planung oder der Veranstaltung auftreten können.

Durch sorgfältige Organisation und Vergleiche von Angeboten ohne qualitative Verluste können Sie ein realistisches Budget erstellen und sicherstellen, dass der Abiball ein Erfolg wird, ohne dabei das Budget zu sprengen.

Sie haben alle Punkte der Checkliste bei der Abiball Planung beachtet und das Programm steht? Dann steht einem erfolgreichen Abend und einer gebührenden Abschlussfeier nichts mehr im Wege. Sie können sich also zurücklehnen und alles in vollen Zügen genießen!