In 9 Schritten das perfekte Networking-Event planen

Wussten Sie, dass ganze 90% der Besucher von B2B-Events hauptsächlich teilnehmen, um dort Networking zu betreiben? Netzwerken und knüpfen neuer interessanter Kontakte ist ein äußerst wirksamer ,,Booster“ für die Karriere und das eigene Unternehmen. Aus exakt diesen Gründen sind Business-Networking-Events sehr beliebt und stets gut besucht.

Als Gastgeber eines Networking-Events profitieren Sie unter anderem von vielen neuen Kontakten. In der folgenden Checkliste finden Sie 9 Punkte, mit denen Sie ein erfolgreiches und einzigartiges Networking-Event veranstalten können.

Bei einem Networking-Event sollten die Gäste eine gemeinsame Gesprächsgrundlage haben, um sich optimal austauschen zu können. Allerdings sollten Sie auf der anderen Seite genau recherchieren, dass die Gäste sich nicht bereits alle kennen. Wenn nicht darauf geachtet wird, aus welchen Branchen die Teilnehmenden kommen, kann sich dies negativ auf Ihre Veranstaltung auswirken.

Denn wenn grundverschiedene oder sich bereits bekannte Zielgruppen aufeinandertreffen, kann es passieren, dass es Ihnen keinen Vorteil bringt sich miteinander zu vernetzen und der Sinn und Zweck der Veranstaltung praktisch nicht mehr existiert. Die sorgfältige Auswahl Ihrer Gäste sollte bei der Planung also von höchster Priorität sein. 

Den passenden Termin für das perfekte Networking-Event zu finden, kann sich als komplizierter erweisen als zunächst erwartet.

Gesetzliche Feiertage als auch andere wichtige Veranstaltungen sollten Sie während der Planung immer im Hinterkopf behalten und berücksichtigen. Insbesondere bei zeitlichen Überschneidungen mit konkurrierenden, brancheninternen Events besteht die Gefahr, auf einige Gäste verzichten zu müssen. 

Sollten Sie zusätzlich mit internationalen Teilnehmer*innen rechnen, prüfen Sie ebenfalls weitere Feiertage und mediale Ereignisse der jeweiligen Länder.

Menschen bilden sich in Sekundenschnelle eine Meinung. Bei einem Networking-Event ist der allererste Eindruck die Einladung an Ihre Gäste, weshalb diese gut durchdacht werden sollte. Im digitalen Zeitalter laden Sie die Teilnehmenden am besten entweder per E-Mail oder direkt über Networking-Plattformen wie zum Beispiel LinkedIn oder Xing ein.

Dabei ist es tatsächlich äußerst sinnvoll bereits hier zu erwähnen, welche Gäste Sie erwarten, um das Interesse der anderen zu wecken und einen Einblick in Ihre Zielgruppe zu geben. Gibt es vielleicht sehr interessante Kontakte, die sie auf keinen Fall verpassen sollten? Erwähnen Sie diese! In sozialen Netzwerken ist eine öffentliche Gästeliste zudem von Vorteil. So können sich Teilnehmer bereits vorab vernetzen.

Verschicken Sie außerdem auch rechtzeitig einen Reminder, damit Ihr Event nicht in Vergessenheit gerät. Ihre Business-Gäste haben mit Sicherheit einige anstehende Veranstaltungen und mit dieser doch recht simplen Methode verringern Sie Ihre No-Show-Rate garantiert.

Bei der Planung eines perfekten Networking-Events sollten die Teilnehmenden nicht nur stumpf in einem Raum versammelt werden und sich selbst organisieren dürfen. Es sollte ein Zeitplan geschaffen werden, welcher Abwechslung und Aktivitäten bereithält. Dabei sollte gleichzeitig auch darauf geachtet werden, diesen nicht zu sehr auszuweiten, um kein vollkommen überladenes Programm anzubieten und die Gäste zu überfordern.

Networking-Spiele sind dafür eine schöne und effektive Art die Stimmung zu lockern und die Teilnehmenden spielerisch ins Gespräch zu verwickeln. Beispiele hierfür sind Speed-Networking, koordinierte Gruppenbildung oder Visitenkarten sammeln in Wettbewerbsform.

Ihr Zeitplan könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

• Ankommen: Zeit geben, damit alle Teilnehmenden in Ruhe ankommen können
• Begrüßung durch den Gastgeber, Ablauf des Abends ansprechen
• Start der Ice-Breaker-Sessions und Kennlernspiele
• Zeit für weitere Gespräche
• evtl. gemeinsames Dinner, Workshops, Vortrag eines Keynote-Speakers

Für ein erfolgreiches Networking-Event ist eine gesellige und lockere Atmosphäre essenziell. Dabei spielen die passende Location und deren Raumgestaltung eine besondere Rolle.

Karge Wände, kleine Fenster und unbequeme Sitzgelegenheiten unterstützen die Kommunikation untereinander weniger als eine schöne und helle Location mit einer gemütlichen Lounge oder einem grünen Außenbereich.

Hierbei bietet sich die Möglichkeit, die Einrichtung und Dekoration im eigenen Corporate Design zu gestalten, wenn Sie eines haben. Dadurch spiegelt sich das veranstaltende Unternehmen in der gesamten Location angenehm wider. Bei der Wahl des Veranstaltungsortes lohnt es sich zudem nach einem besonderen „Wow-Faktor“ (wie z.B. eine Rooftop-Location mit Ausblick) Ausschau zu halten, da dieser einen besonderen Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlassen kann.

Auch ein gemeinsames Essen und Drinks tragen wesentlich zu einer geselligen Runde bei und sollten daher auf jeden Fall miteingeplant werden, um das Netzwerken weiter zu fördern. Richten Sie dafür genügend Sitzecken in der Location ein, denn nur stehen wird für die Teilnehmenden auf Dauer ungemütlich.

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so wirkt, aber die kleinen Details sind oftmals deutlich effektiver als man im Vorhinein meint. Dabei kann es sich entweder um eine besondere und ungewöhnliche Location handeln, die Dekoration oder eventuell sogar ein kleiner gemeinsamer Workshop. Wichtig: wählen Sie dies immer passend zum Thema des jeweiligen Networking-Events.

Beispielsweise eine besonders gestaltete Fotowand bestehend aus Fotos der Gäste, die während des Abends gemacht werden oder wenn das Thema „Nachhaltigkeit“ ist, eine Fotowand aus Pflanzen. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf!

Das ist eine super Möglichkeit ein kleines Highlight zu bieten und stellt ein tolles Marketing-Tool dar. Denn diese Art von Überraschungen hebt die Laune und wird höchstwahrscheinlich über die sozialen Medien häufig geteilt.

Natürlich stellt die Möglichkeit sich mit weiteren interessanten Menschen aus der Branche verknüpfen zu können bereits einen gewissen Mehrwert da, allerdings ist es dennoch sinnvoll für ein erfolgreiches Networking-Event einen weiteren Faktor zu bieten.

Ein bekanntes Beispiel hierfür sind sogenannte „Keynote Speaker“. Diese wecken das Interesse der Zuhörenden, informieren über ein bestimmtes Thema und regen zum Nachdenken an. Dies schafft also zusätzliche Grundlagen für Gesprächsthemen unter den Gästen und fördert den Austausch. Sie können entertainen, informieren, motivieren oder aber auch einfach als Ice-Breaker eingesetzt werden.

Das richtige Personal und die passende Ausstattung ist auch für die Planung von einem Networking-Event das A und O. Benötigen Sie eventuell noch externes Personal? Je nach Programm und Größe des Events bietet es sich an beispielsweise Catering- und Servicepersonal, Sicherheitskräfte, Hands, Hostessen, ein Moderationsteam oder Keynotespeaker zu engagieren.

Wichtig dabei ist, dass die hinzugezogenen Dienstleister verlässlich sind und vorab ein ausführliches Briefing mit den wesentlichen Informationen erhalten haben.

Machen Sie sich Gedanken was Sie noch bereitstellen sollten. Bei einem erfolgreichen Networking-Event darf zum Beispiel ein gutes WLAN nicht fehlen und ein Speaker könnte gegebenenfalls noch Materialien wie einen Moderationskoffer oder eine Flipchart benötigen.

Um bei Ihren Gästen nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben, empfiehlt es sich Abschiedsmails und auch Fotos vom gemeinsamen Event zu versenden oder online zur Verfügung zu stellen. Oder über Social Media ein gemeinsames kreatives Hashtag für das Event zu etablieren über welches gepostet wird.

Bei Give Aways lohnt es sich - im Sinne der Nachhaltigkeit - auf sie zu verzichten, da sie im Endeffekt meist im Müll landen. Es gibt jedoch trotzdem einige schöne Ideen, um Ihren Gästen etwas mitgeben zu können. Bei einem Networking-Event bietet es sich beispielsweise an, sich bei dem Design der Namensschilder Gedanken zu machen. Nutzen Sie dafür kein Plastik, sondern Holz, Kork oder biologisch abbaubares und recyclebares Material.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste Ihre Namensschilder mitnehmen und weiterhin nutzen möchten – so schaffen Sie einen Weg nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben.

Das Ziel eines perfekten Networking-Events liegt darin, neue, interessante Kontakte zu knüpfen und diese zu pflegen – hierbei liegt der größte Unterschied zu anderen Veranstaltungsarten. Wenn Sie unsere Tipps beim Planen des Networking-Events beherzigen, dann werden Ihre Gäste dies mit Sicherheit sehr zu schätzen wissen und Ihrer perfekten Networking Veranstaltung steht nichts mehr im Weg.

Viel Spaß bei der Planung!