Die Terminfindung für eine Veranstaltung erscheint simpel, kann aber diverse Fallstricke bergen. Da Sie niemanden vor den Kopf stoßen wollen, sollten Sie sich vor der Festlegung des Datums ein paar Gedanken machen. Dabei bietet es sich an, zunächst mehrere Zeitfenster festzulegen und diese anschließend anhand folgender Kriterien zu überprüfen:
Veranstaltungsart
Firmenjubiläum, Produktpräsentation oder betriebliche Weihnachtsfeier? Die Veranstaltungsart schränkt die Terminmöglichkeiten bereits ein: Ein Sommerfest findet in der warmen Jahreszeit statt, eine Produktpräsentation ist meist an Messezeiten gebunden.
Für die Terminfindung, des Wochentags und der Tageszeit ist die Definition der Zielgruppe entscheidend.
Wie setzt sich die Zielgruppe zusammen?
Die Zusammensetzung der Zielgruppe, also die Gästeliste, bestimmt die wichtigste Variable in dieser Frage. Aus den demographischen Daten (Alter, Geschlecht, Familienstand) sowie der Religionszugehörigkeit bzw. der daraus resultierenden kulturellen Prägung lassen sich diverse Rückschlüsse ziehen.
Kollisionen vermeiden: Diese Termine sollten Sie ausschließen
Sie wollen, dass Ihre Veranstaltung die volle Aufmerksamkeit erhält. Deswegen sind Kollisionen mit Terminen zu vermeiden, die für Ihre Zielgruppe relevant sind. Neben Veranstaltungen von Wettbewerbern gehören dazu gesetzliche Feiertage, die in Deutschland Ländersache sind. Zusätzlich zu den bundesweit einheitlichen Feiertagen gibt es noch eine Reihe kirchlicher Feiertage und regionaler Festtage. Eine Galaveranstaltung zu Fronleichnam? Nicht, wenn Sie Gäste aus Süd- oder Westdeutschland erwarten! Bei der Terminfindung sollten Sie auch die dazugehörigen Brückentage berücksichtigen, denn auch diese eignen sich wenig für Veranstaltungen, da sie gerne als Urlaubstage genutzt werden. Apropos Urlaub: Die Sommermonate, dabei insbesondere die Schulferienzeit, sind für Firmenveranstaltungen eher ungeeignet.
Wenn Sie Gäste aus dem Ausland auf Ihrer Veranstaltung erwarten, sollten Sie unbedingt auch Feiertage und wichtige Ereignisse der jeweiligen Länder berücksichtigen. Gäste aus dem iranischen Kulturraum werden etwa nur ungern auf Ihrer Veranstaltung erscheinen, wenn gleichzeitig das persische Neujahrsfest Nouruz gefeiert wird, für US-Amerikaner ist etwa das Erntedankfest „Thanksgiving“ ein wichtiger Termin. Das Gleiche gilt für religiöse Feiertage.
Zusätzlich zu den traditionellen Feiertagen spielen auch mediale Großereignisse bei der Terminfindung eine Rolle. Schließlich soll Ihre Veranstaltung die Aufmerksamkeit nicht mit dem Finale der Fußballweltmeisterschaft teilen müssen. 2017 fand der Berlin-Marathon am gleichen Tag wie die Bundestagswahlen statt. Keine gelungene Planung, zumal die Laufstrecke direkt an einigen Wahlbüros vorbeiführte.
Tageszeit und Wochentag
Wochentag und Tageszeit der Veranstaltung unterliegen bereits durch die Wahl der Art der Veranstaltung gewissen Einschränkungen: So liegt es beispielsweise in der Natur von Galaveranstaltungen, dass diese abends stattfinden.
Bei der Festlegung der Tageszeit einer Veranstaltung hilft ein Blick auf die Gästeliste: Sind etwa Mitarbeiter mit ihren Familien eingeladen, sollte eine Veranstaltung eher nachmittags oder zumindest nicht zu spät abends stattfinden. Das Gleiche gilt, wenn ältere Gäste erwartet werden.
Die Wahl des Wochentags hat es ebenfalls in sich: Bei einer Nachmittags- oder Abendveranstaltung sollten Sie der Verlockung, diese am Wochenende stattfinden zu lassen, um keine Arbeitszeit zu verlieren, widerstehen. Betriebliche Veranstaltungen am Wochenende stoßen nämlich nicht nur bei Familien auf wenig Gegenliebe; der Freitagabend zählt dabei für Viele auch bereits zum Wochenende. Da montags und dienstags häufig Termine anstehen, sind Mittwoch und Donnerstag vor allem für firmeninterne Abendveranstaltungen eine gute Wahl.
Geeignete Daten
Sie haben alle genannten Punkte zur Terminfindung berücksichtigt, aber immer noch keinen Termin? Ein Jubiläum oder Jahrestag ist immer ein guter Aufhänger. Ansonsten bieten sich nationale und internationale Aktionstage an. Welcher Termin passt besser für die Veranstaltung eines Nudelherstellers als der Weltnudeltag? Für Inspiration sehen Sie sich doch mal diese Liste an! Allerdings verhält es sich auch bei der Terminfindung wie bei fast allem im Leben: Sie können nie alle auf einmal glücklich machen!
Terminfindung zusammengefasst: Um den perfekten Termin zu finden, machen Sie sich also über folgende Punkte Gedanken:
- Welche Art von Veranstaltung planen Sie?
- Wie setzt sich Ihre Zielgruppe zusammen (Alter, Familienstand, Herkunft/kulturelle Prägung)? Welche Termine schließt das aus?
- Finden zeitgleich Konkurrenzveranstaltungen von Wettbewerbern oder mediale Großveranstaltungen (Kultur, Sport, Politik etc.) statt?
- Lassen Sie sich von Jubiläen, Gedenk- und Aktionstagen inspirieren!
