Team Offsite planen

Was ist ein Team Offsite?

Ihr Team arbeitet überwiegend im Home Office und das nächste größere Meeting steht an? Dann könnte ein Team Offsite genau das Richtige für Sie sein! 

- 20 Dezember 2022 -

Besonders wichtig: Die passende Ausstattung in der Location
Besonders wichtig: Die passende Ausstattung in der Location

Was ist ein Team Offsite?

Ganz nach dem Motto: „Teamwork makes the dream work!“, charakterisiert sich ein Team Offsite durch die Verlagerung eines Team-Meetings aus dem Büroalltag oder dem Home-Office in ein anderes Umfeld, wie eine andere Stadt oder die ruhige Natur. 

Meist werden bei Offsites Themen besprochen, für die im Alltag nicht genug Zeit bleibt. Neue Ziele zu definieren, eine Unternehmensstrategie für das neue Jahr festzulegen oder Ideen zu entwickeln, können mögliche Aspekte eines solchen Meetings sein. Eine Location in einer neuen Umgebung fern vom Arbeitsalltag kann hierbei hilfreich sein, um einem klaren Kopf zu bewahren und der Kreativität freien Lauf zu lassen.

Besonders an einem Offsite-Meeting ist, dass als Team an einer Aufgabe gearbeitet wird und zusätzlich gemeinsame Aktivitäten geplant werden. Ähnlich wie bei einem Teambuilding-Event, geht es hierbei ebenfalls darum, den Zusammenhalt innerhalb des Teams zu stärken und sich besser kennen zu lernen. Sei es in Verbindung mit Workshops, Team-Aktivitäten in der Natur oder gemeinsamen abendlichen Kochen nach einem produktiven Tag - ein Offsite-Meeting kann viele Formen annehmen und ist je nach Ziel frei gestaltbar. 

Häufig finden Team Offsites direkt über mehrere Tage statt, damit es keinen Zeitdruck gibt, der die Kreativität hemmen könnte. Je nach Umfang der Themen kann aber auch ein Tag ausreichend sein. 

Was sollte beachtet werden, wenn ein Offsite-Meeting in Planung ist?

Die Location

Ob in der grünen Natur oder in einer nahegelegenen Stadt, ein Team Offsite zeichnet sich durch das Verlassen der gewohnten Umgebung aus. Viele entscheiden sich für eine Location in unmittelbarer Umgebung zur Natur, da die Ruhe helfen kann, sich besser zu fokussieren.

Welche Art von Location wird für das Teammeeting bevorzugt? Soll es ein ruhiges und abgelegenes Haus mit Übernachtungsmöglichkeiten, welches für mehrere Tage buchbar ist, sein, damit völlige Konzentration möglich ist oder wird ein inspirierender Raum mit besonderer Einrichtung in einer Stadt gemietet, in dem sich tagsüber alle einfinden? Damit produktiv gearbeitet werden kann, sollte die Location und damit auch der Ort des Offsite-Events den Wünschen und Vorstellungen des Teams entsprechen. 

Inzwischen sind viele Co-Working Spaces, Hotels und Tagungsräume auf Team Offsites und Workations spezialisiert, sodass die passende Ausstattung wie z.B. große Bildschirme, Beamer und Whiteboards vorhanden ist. 

Die Vorbereitung und der Zeitplan

Um ein effektives Offsite-Meeting zu absolvieren, sollte ein Zeit- und Ablaufplan vor Beginn erstellt werden. Bei der Planung berücksichtigt werden muss, wie viel Zeit Ihnen für das Team-Offsite allgemein zur Verfügung steht und welche Themen relevanter sind. Je nachdem müssen bestimmte Themen kurzgehalten werden, während in andere mehr Zeit investiert werden sollte. Meistens wird mit einer Kick-Off Veranstaltung begonnen. Mögliche Präsentationen, Brainstorming oder Pausen sollten auch vorher abgesprochen und eingeplant werden. 

Bei Team Offsites kommen häufig verschiedene Abteilungen zusammen, daher ist es sinnvoll, dass sich jedes einzelne Team gut vorbereitet und alles was innerhalb der Abteilung besprochen werden kann, vorher abgesprochen wird. So sparen Sie vor Ort viel wertvolle Zeit. 

Legen Sie zudem fest, wer die Veranstaltung moderiert und darauf achtet, dass der Zeitplan eingehalten wird. Diskussionen mit vielen Beteiligten können schnell ausufern und dann besteht die Gefahr, dass andere wichtige Themen untergehen. 

Verpflegung

Pausen sind wichtig! Um ein produktives Meeting zu halten, sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. Wie sieht die Verpflegung während der Pausen aus? Ein Catering oder gemeinsames Kochen bieten sich hier gut an. 

Gemeinsames Ziel festlegen

Ein klares Ziel sollte das Team vor Augen haben! Damit sich jeder individuell Gedanken machen kann und auf das Meeting vorbereitet ist, empfiehlt es sich, vor dem Offsite-Event ein klares Ziel zu definieren.

Rahmenprogramm

Um für eine Work-Life-Balance zu sorgen und sofern einige Tage für das Team-Offsite eingeplant sind, sollte auch für Freizeitaktivitäten oder Teambuilding Events gesorgt werden. Es empfehlen sich Workshops oder die gemeinsame Erkundung der Natur. Eine Idee könnte zum Beispiel ein gemeinsamer Floßbau, eine Impulskette oder ein Kochevent sein. 

Floßbau

Teilnehmer: 20 - 1.000 Person/en
Dauer: 2:30 Std.
Preis: ab 59 EUR p.P.
Ort/e: Deutschlandweit
Zeitraum: Januar - Dezember

Floßbau

Impulskette

Teilnehmer: 10 - 500 Person/en
Dauer: 2 Std.
Preis: ab 55 EUR p.P.
Zeitraum: Januar - Dezember

Impulskette

Feedbackrunde 

Innerhalb des Teams sollte besprochen werden, was gut und was weniger gut während des Meetings lief. Dieses Feedback sollte am Ende des Meetings aufgeschrieben werden und nach ein paar Tagen nochmal angeguckt werden, wenn alle Zeit hatten, die Tage Revue passieren zu lassen. Was lief gut und was sollte nächstes Mal besser gemacht werden? Welche Schlüsse können für das nächste Team-Offsite gezogen werden und lohnt es sich öfter das gewohnte Umfeld zu verlassen und in eine neue Umgebung einzutauchen? Es ist wichtig, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen. 

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