7 Tipps für ein erfolgreiches Teamevent

Um das Maximum aus der Veranstaltung herauszuholen, sollten Sie jedoch einige Dinge beachten. Den Satz „Das hätte nicht passieren dürfen!“ soll man nicht über Ihr Teamevent sagen können. Im Folgenden finden Sie eine Liste möglicher Stolpersteine und wie Sie diese geschickt umgehen.

1. Der Termin

Das Teuerste an den meisten Firmenveranstaltungen sind normalerweise nicht die Veranstaltungen an sich, sondern die darauf verwendete Arbeitszeit. Verständlich, dass die wenigsten Firmenchefs dafür einen ganzen Arbeitstag opfern wollen. Verständlich aber auch, dass die wenigsten Mitarbeiter am Wochenende oder nach Feierabend noch zu einer Firmenveranstaltung gehen wollen – Spaß hin oder her. Ein Kompromiss ist, die Teamveranstaltung am (späten) Nachmittag eines Arbeitstages zu beginnen und in den Abend fortzuführen. Dies ist natürlich nur bei solchen Teamevents möglich, die für diese Tageszeit geeignet sind.

Optimale Wochentage sind meist Mittwoch und Donnerstag, da Freitage häufig privat verplant sind und montags und dienstags häufig Termine anstehen und der Löwenanteil der Wochenarbeit noch bevorsteht.

2. Die Logistik

Haben Sie auch an den Transport gedacht? Wie kommen die Mitarbeiter von A nach B? Wenn das Teamevent nicht im Firmengebäude stattfindet, muss der Transport zum Veranstaltungsort und zurück geplant werden. Ob mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxen oder eigenen PKWs – der Transport zum Veranstaltungsort und gegebenenfalls zwischen verschiedenen Veranstaltungsorten hin und her sollte im Vorfeld organisiert werden. Denken Sie auch daran, dass gegebenenfalls Alkohol konsumiert wird, was eine Rückfahrt im eigenen PKW ausschließt.

3. Die Witterung

Auf fast alle Faktoren kann bei der Planung einer Veranstaltung Einfluss genommen werden, nicht jedoch auf das Wetter. Abhängig von Veranstaltungsort und Art Ihres Teamevents spielt das Wetter eine mehr oder weniger bedeutende Rolle. Es ist ziemlich ärgerlich, wenn es am Tag Ihrer lange im Voraus geplanten Bootstour stürmt und regnet, Ihre für draußen geplante Teamrallye durch Glatteis gefährdet ist oder es zu Ihrem Sportwettkampf so heiß ist, dass sich niemand aus dem Schatten bewegen möchte. Eine praktikable Lösung ist, Teamevents grundsätzlich drinnen stattfinden zu lassen. Das wäre jedoch zugegebenermaßen ziemlich schade. Deswegen gilt es, für alle Eventualitäten gewappnet zu sein: Informieren Sie sich vor Vertragsabschluss über Stornierungsbedingungen und Versicherungsschutz. Erfragen Sie außerdem, bei welcher Witterung Ihr Teamevent nicht stattfinden kann und fragen Sie am besten auch gleich nach Schlechtwetteralternativen – die meisten Veranstalter kennen das Problem und helfen gern. Überlegen Sie sich ansonsten selbst einen alternativen Programmpunkt.

4. Die Verpflegung

Haben Sie schon mal eine Teamveranstaltung ohne Essen erlebt? Eben. Und das aus gutem Grund: Egal, ob Teamrallye, Sportwettkämpfe, Trommelworkshop oder Teamkochen – eine gemeinsame Mahlzeit, meist als Abschluss der Veranstaltung, gehört einfach dazu. Gemeinsames Essen ist gesellig, gemeinschaftsstiftend, hebt die Stimmung und ermöglicht einen Austausch über das Erlebte, wodurch dieses auch länger im Gedächtnis bleibt. Wenn das Budget kein mehrgängiges Menü hergibt, tut es auch eine zünftige Brotzeit, ein Pizzabuffet oder ein Picknick (wenn Punkt 3 keinen Strich durch die Rechnung macht. Obwohl man ja auch drinnen picknicken können soll). Bitten Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld, Sie über zu berücksichtigende Nahrungsmittelunverträglichkeiten zu informieren – schließlich sollen alle auf ihre Kosten kommen.

Wer Speisen serviert, muss natürlich auch Getränke dazu reichen. Hier droht die nächste Stolperfalle: Zu viel Alkohol ist immer ein Risiko. Umgekehrt sollten Ihre Mitarbeiter jedoch auch nicht komplett auf ihn verzichten müssen. Um übermäßigen Alkoholkonsum zu vermeiden, können Sie im Voraus eine maximale Menge insgesamt oder eine maximale Anzahl an Getränken pro Mitarbeiter festlegen.

5. Die Voraussetzungen der Mitarbeiter

Sie haben sich für ein sportliches Teamevent entschieden? Drachenbootrennen, Kletterparkbesuche oder Quadtouren versprechen Adrenalin und viel Spaß. Aber gilt das auch für alle Teilnehmer? Informieren Sie sich im Voraus, welche Anforderungen der Veranstalter an die Mitarbeiter stellt. Für manche Teamevents sind gewisse körperliche Voraussetzungen (beispielsweise eine bestimmte Körpergröße oder Schwindelfreiheit) notwendig, für andere ist ein PKW-Führerschein (heute längst keine Selbstverständlichkeit mehr) zwingend erforderlich. Bringen Sie notwendige Informationen diskret (gegebenenfalls auch anonym) in Erfahrung. Nicht jeder Mitarbeiter spricht gern über körperliche Einschränkungen, Phobien oder auch eventuelle Schwangerschaften.

6. Die Bilder

Gut möglich, dass die Teilnehmer Bilder machen werden. Bevor diese allerdings im Orkus des Internets (also auf privaten Facebook-, Instagram- und WhatsAppkonten) verschwinden, lassen Sie Ihre Mitarbeiter die besten Bilder auszudrucken und als Bürodekoration verwenden. Im Zeitalter der schnelllebigen Bilder und des unbegrenzten Speicherplatzes mag dies antiquiert erscheinen, aber auf diese Weise werden die Mitarbeiter täglich an das Teamevent erinnert und das Team profitiert langfristig von einem Stimmungsheber.

7. Die Nachbereitung

Auch eine Teambuildingmaßnahme ist ein Projekt, das evaluiert werden sollte – lassen Sie diese Chance nicht ungenutzt! Auch eine anonyme Evaluation durch die Mitarbeiter ist möglich. Das Wissen um Stärken und Schwächen hilft Ihnen bei der Organisation des nächsten Teamevents.