Checkliste Veranstaltung planen (10 erprobte Tipps)

Egal ob Sie die Firmenweihnachtsfeier, ein Festival oder eine Produktvorstellung planen, die Schritte der Veranstaltungsplanung sind meist sehr ähnlich. Oft ist tatsächlich schon viel gewonnen, wenn Sie den Überblick wahren. Dabei hilft unsere ultimative Checkliste für Veranstaltungsplanung. Bestimmt können Sie sich hier auch noch den einen oder anderen Tipp für die Eventplanung mitnehmen. 

Im Folgenden sind die unterschiedlichen Schritte für die Veranstaltungsplanung ausgeführt. Wenn Sie eher der schnelle Checklisten-Typ sind, scrollen Sie einfach zum Seitenende durch – hier finden Sie die Zusammenfassung für geübte Veranstaltungs-Planer.

1. Welches Ziel verfolgt Ihre Veranstaltung?

Veranstaltungs-Tipp #1: Am Anfang steht das Ziel. Klingt paradox, ist aber bei der Planung einer Veranstaltung nicht zu verachten, schließlich bauen alle weiteren Planungsschritte auf Ihrem Ziel auf. Legen Sie fest, was Sie Ihren Gästen mit dem Event vermitteln wollen und welchen Outcome Sie anstreben. Sie werden merken, dass einige Planungsschritte leichter werden oder sich von selbst ergeben, wenn Sie ein festgelegtes Ziel haben. Welche Aufgaben auf Sie zukommen und was Sie beachten müssen, wenn Sie Ihre perfekte Veranstaltung planen, können Sie häufig aus der Zielsetzung ableiten. 

2. Wie viel darf's denn kosten? 

Veranstaltungs-Tipp #2: Seien Sie berechnend. Und das meinen wir ganz positiv. Starten Sie die Eventplanung mit einer Kalkulation. Wie viel darf die Location kosten und wie viel wollen Sie für Catering und Rahmenprogramm ausgeben? Beachten Sie hierbei auch die Kosten, die nicht unmittelbar auf der Veranstaltung anfallen: Lizenzen, Einladungen, Vermarktung der Veranstaltung und eventuelle Reisekosten für Mitarbeiter. 

3. Haben Sie den (Zeit)plan?

Veranstaltungs-Tipp #3: Timing ist alles. Wie so oft im Leben ist auch bei der Veranstaltungsplanung Timing einfach alles. Und damit meinen wir vor allem, rechtzeitig die unterschiedlichen Schritte zu unternehmen. Gerade Eventlocations sind schnell ausgebucht, besonders wenn Sie auf ein bestimmtes Datum festgelegt sind. Um allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die unterschiedlichen Planungsschritte einzusehen und Ihnen auch die Abhängigkeiten der Schritte voneinander zu verdeutlichen, lohnt es sich, mit einem Projektplan zu arbeiten, auf den alle zugreifen können. Ein nützliches Tool hierfür ist zum Beispiel Smartsheet.    

4. Zur richtigen Zeit...?

Veranstaltungs-Tipp #4: Doppelt (geprüft) hält besser. Je nach Größe der Veranstaltung sollte der Termin Ihrer Veranstaltung ein halbes Jahr im Voraus stehen. So können Sie sicher sein, dass Ihre Gäste an diesem Termin Zeit haben und auch die richtigen Show-Künstler oder Musiker verfügbar sind. Verschicken Sie die Einladungen zu Ihrem Event früh genug. Laden Sie lieber per Save-the-Date und Nachfass zweimal ein, als dass Sie hinterher allein auf Ihrer Veranstaltung sind. Doppelt hält eben besser. Ein typischer Fehler bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums ist es, das große Ganze nicht im Blick zu haben. Vermeiden Sie Terminüberschneidungen Ihrer Veranstaltung mit wichtigen Veranstaltungen, die Ihre Gäste ebenfalls locken könnten! 

5. ...am richtigen Ort?

Veranstaltungs-Tipp #5: Das „Wo“ entscheidet. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, ist die Wahl der richtigen Location ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ihre Veranstaltungs-Location sollte dem Geschmack Ihrer Zielgruppe entsprechen und Platz für all das bieten, was auf Ihrem Programm steht. Brauchen Sie Parkplätze? Barrierefreiheit? Platz für ein Buffett, eine Bühne, Veranstaltungstechnik, einen Garten? Viele Locations sind auf Großveranstaltungen wie Kongresse ausgerichtet und verfügen über fachkundiges Personal, das die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellt. Machen Sie sich aber auch eine Checkliste mit allem, was Ihre Location können muss und gehen Sie diese Punkt für Punkt durch. Und dann vergessen Sie nicht, die Adresse auf den Einladungen anzugeben. 

6. Ich hab' Hunger, was gibt's zu essen?

Veranstaltungs-Tipp #6: Liebe geht durch den Magen. Eine Weisheit, die auch gilt, wenn Sie eine Veranstaltung planen. Hungrige Gäste sind auch unzufriedene Gäste oder im schlimmsten Fall Gäste, die verschwinden. Sie sollten daher für das passende Catering sorgen. Planen Sie Zeiträume ein, in denen gegessen werden soll und servieren Sie zum Beispiel dekorative Häppchen beim Empfang. Das hebt die Stimmung direkt! Mittlerweile ist es wichtig, auch vegetarische oder sogar vegane Varianten anzubieten. Wenn Sie eine Veranstaltung planen, die eher ein Festival oder eine Party gehen ist, kann es auch sinnvoll sein, Essensbuden für einen Mitternachts-Snack zu organisieren. 

7. Was haben Sie sonst so zu bieten?

Veranstaltungs-Tipp #7: Der Rahmen macht das Bild. Manchmal reicht Essen als Programmpunkt nicht aus. Planen Sie zum Beispiel eine Firmenweihnachtsfeier, die auf Teambuilding ausgelegt ist? Oder ein Jubiläum, das Ihren Gästen im Gedächtnis bleiben soll? Dafür gibt es professionelle Show-Künstler, Livebands, Redner und Moderatoren, die Erfahrung mit Großveranstaltungen haben und dazu beitragen, dass Ihre Veranstaltung unvergesslich wird. Steht Ihre Veranstaltung unter einem bestimmten Motto, kann auch die Wahl der Dekoration den Unterschied ausmachen. Und wenn getanzt werden soll, steht und fällt der Abend sowieso mit dem DJ. Befinden sich unter ihren Gästen Familien mit Kindern, ist auch eine Kinderbetreuung in Erwägung zu ziehen.

8. Wissen alle Bescheid?

Veranstaltungs-Tipp #8: Seien Sie laut. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung über die Kanäle, auf denen Sie Ihre Zielgruppe erreichen. Per Firmenaushang und E-Mail, Social Media oder Plakate – das hängt ganz von Ihrer Veranstaltung ab. Bei der Bewerbung gilt: Vorfreude ist die schönste Freude. Daher sollte die Werbung für Ihre Veranstaltung genau das wecken: Vorfreude. So ist das Bewerben Ihrer Veranstaltung auch die Gelegenheit, um Ihre Gäste auf Ihr Event einzustimmen. Mehr über die Bewerbung einer Veranstaltung finden Sie hier.  

9. Darf man das?

Veranstaltungs-Tipp #9: Es mag sehr deutsch klingen, aber sicher ist sicher. Und das gilt auch für die rechtliche Absicherung Ihrer Veranstaltung. Verfügen Sie über die nötigen Genehmigungen der Stadt, der Feuerwehr oder der GEMA? Wenn Sie eine Veranstaltung ausrichten, manchmal ein lästiger, aber notwendiger Schritt, um das Event überhaupt steigen lassen zu dürfen. Hilft also nichts!

10. Was wäre wenn?

Veranstaltungs-Tipp #10: Kontrolle ist (immer) besser. Das gilt zumindest für die Veranstaltungsplanung. Weiß Ihr Projektteam über alle Schritte auf dem Event Bescheid? Existiert ein Notfallplan? Haben Sie Terminbestätigungen von Location, Catering und Show-Künstlern erhalten? Überlassen Sie nichts dem Zufall. Wenn Sie die perfekte Veranstaltung planen wollen, lohnt es sich, über alles zweimal nachzudenken und das Projektteam für die Eventplanung einzubeziehen. Schließlich sollten Sie nicht die einzige Person mit dem Masterplan sein!

Gehen Sie Schritt für Schritt vor, wenn Sie eine Veranstaltung planen, beginnen Sie früh genug und behalten Sie den Überblick. Wenn Sie sich fragen, ob Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung alles beachtet haben, finden Sie hier die ultimative Checkliste für Veranstaltungen – die wichtigste Liste, wenn Sie eine Veranstaltung planen!