1. Was ist ein Rahmenprogramm?
Im Veranstaltungskontext meint ein Rahmenprogramm das Programm, das zur Ergänzung des Hauptprogramms stattfindet und primär zu dessen Auflockerung dient. Vor allem für Veranstaltungen, die nicht in erster Linie der Unterhaltung dienen, wie etwa Tagungen und Kongresse, wird meist ein solches Rahmenprogramm organisiert. Dabei handelt es sich entweder um passive Unterhaltung, wie etwa ein kleines Konzert, oder um eine sportliche oder kulturelle Teamaktivität.
2. Warum ein Rahmenprogramm?
Tagungen und Kongresse sind oft anstrengend. Auch wenn sie oft an landschaftlich oder kulturell attraktiven Orten stattfinden, liegt der Fokus natürlich nicht auf der Entspannung der Teilnehmer, sondern auf Wissensaustausch und Wissenserweiterung. Ein Rahmenprogramm sorgt in diesem Zusammenhang sowohl für geistige Entspannung, schafft aber darüber hinaus auch die Möglichkeit zum Netzwerken. Es hat sich somit mittlerweile hat die Erkenntnis durchgesetzt, dass ein attraktives Rahmenprogramm, das nicht nur aus Kaffee- und Essenspausen besteht, großen Einfluss auf die Motivation und Produktivität der Beteiligten haben kann. Es signalisiert den Teilnehmern besondere Wertschätzung und erhöht dadurch die Motivation, ermöglicht geistige Regeneration und bietet Gesprächsstoff.
Daher sollten Rahmenprogrammpunkte bei der Planung einer Veranstaltung wie einer Tagung oder eines Kongresses berücksichtigt werden. Jede Form der körperlichen Betätigung von Stadtrundgang über Action Painting bis Stand-Up-Paddling ist außerdem eine meist willkommene Abwechslung zum langen Sitzen und Stehen.
3. Ideen für das Rahmenprogramm – Welche Möglichkeiten gibt es?
Je nach Budget, lokalen Gegebenheiten, Größe und Zusammensetzung der Gruppe gibt es diverse Möglichkeiten für das Rahmenprogramm. Es kann natürlich auch unterschiedliche Rahmenprogrammpunkte geben.
Der Auftritt eines Künstlers am Abend kann dabei schon viel bewirken. Möglichkeiten hierfür sind etwa der Auftritt eines Musikers oder eine Showdarbietung. Oder buchen Sie einen Zauberer, oder einen Comedian der die angespannte Arbeitsatmosphäre nach Fachvorträgen auflockert.
Zusätzlich oder alternativ kann man die Gruppe aber auch tagsüber selbst aktiv werden lassen. Hierfür bieten sich kulturelle, künstlerische oder sportliche Aktivitäten an.
a. Touren durch die nähere Umgebung
Findet die Veranstaltung in einer Stadt statt, die nicht identisch mit dem Herkunftsort der Teilnehmer ist, bietet sich als Rahmenprogramm eine Führung oder Rallye durch die Stadt oder nähere Umgebung an. Diese kann ganz unterschiedliche Formen annehmen, wie beispielsweise zu Fuß bei einer klassischen Rallye, an Bord eines Kanus oder einer Hafenfähre oder auf Rädern mit Segways, Jeeps, Trabbis oder Mini-Hotrods.
b. Kreative Teamevents
Kongresse können geistig ziemlich fordernd sein. Oft laufen die Teilnehmer Gefahr, in Passivität abzugleiten – niemand kann schließlich acht Stunden lang mit gleichbleibender Konzentration Vorträgen lauschen. Eine Idee für das Rahmenprogramm wäre in diesem Fall eine kreative Teamveranstaltung, weil so das Gehirn anders gefordert wird: Das Team bastelt beispielsweise Lenkdrachen, zimmert ein Wikingerschiff oder erstellt beim Action Painting mit hohem Tempo abstrakte Kunstwerke.
c. Sportliche Abwechslung
Wer den ganzen Tag in Konferenzräumen verbringt, freut sich meist über eine Möglichkeit zur körperlichen Ertüchtigung, was optimal über das Rahmenprogramm abgedeckt werden kann: Befindet sich der Veranstaltungsort in der Nähe von Gewässern, bieten sich im Sommer Wassersportarten wie Stand-Up-Paddling oder Kanufahrten an. Im Winter ist Eisstockschießen besonders populär. Eine ganzjährig beliebte Aktivität ist Bogenschießen und das sowohl tagsüber als auch im Dunkeln.
Um die Organisation von Rahmenprogrammen zu erleichtern, nutzen übrigens immer mehr Tagungshotels eine spezielle Tagungsapplikation.
