Firmenweihnachtsfeier 2022 planen ohne Stress (inkl. Checkliste)

Herbstanfang: Die einen boykottieren die Vorverlegung der Adventszeit des Einzelhandels und anderen finden Lebkuchen in der Herbstsonne gar nicht so verkehrt. Jedes Jahr im Spätsommer taucht die Frage auf: Wie früh ist zu früh? Wann muss ich mit der Planung der Weihnachtsfeier starten? Doch dieses Jahr stellt sich zuerst die Frage: virtuell, hybrid, ein Event in einer Location oder in den eigenen Räumen?

Ob digital oder live mit den Kollegen, eine Weihnachtsfeier wird überall erwartet und die will organisiert werden. Damit es nicht plötzlich am ersten Dezember heißt „Wann veranstalten wir eigentlich unsere Firmenweihnachtsfeier?“, sollten Sie sich durchaus bereits nach der Rückkehr aus der Sommerfrische mit der Frage auseinandersetzen, wie Ihre diesjährige Firmenweihnachtsfeier aussehen soll. Denn eins ist sicher: Die Planung einer Weihnachtsfeier sollte lieber zu früh als zu spät angegangen werden. Wie bei jedem anderen Projekt gehen Sie dann Schritt für Schritt vor. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte.

1. Jahresabschluss – virtuell, hybrid oder Präsenz-Event?

Virtuelle X-Mas Party

Virtuelle Teamevents sind seit der Pandemie nicht mehr wegzudenken. Sie bieten einige Vorteile, denn abgesehen davon, dass eine virtuelle Weihnachtsfeier immer noch die sicherste Variante von allen ist, können auch Kollegen von unterschiedlichen Standorten aus problemlos einen gemeinsamen Abend verbringen.

Die Unterhaltung und das Rahmenprogramm sind bei einer virtuellen Feier besonders wichtig. Sie können sich zwischen unterschiedlichen virtuellen Teamevents entscheiden, z.B. können Sie etwas ausgefalleneres, wie die Online Christmas Bakery buchen oder einen gemütliches digitales Wein-Tasting mit Ihren Kollegen veranstalten.

Jahresabschluss Hybrid

Sie möchten nicht ganz auf ein festliches Ambiente verzichten? Dann ist die Lösung einer hybriden Firmenweihnachtsfeier vielleicht genau die richtige Lösung für Sie. Zum Beispiel könnten Sie ein Kochstudio mieten, in welchem Sie gemeinsam mit ein paar Kollegen oder einem Koch/ einer Köchin ein festliches Gericht zubereiten, welches Ihre Mitarbeiter von Zuhause aus nachkochen. Über einen Chat können Mitarbeiter und alle, die vor Ort sind, kommunizieren. Besonders schön ist es natürlich, wenn Ihre Kollegen vorab ein Paket mit allen Zutaten für das Weihnachtsessen Nachhause geschickt bekommen. Eine weitere großartige Möglichkeit ist ein Weihnachtskonzert für die Mitarbeiter. Sie könnten zum Beispiel Pianisten engagieren, die bekannte Weihnachtslieder in einer schönen Umgebung spielen.

2. Die Kosten

Das Budget ist immer ein Thema und von dessen Höhe hängt schließlich die weitere Planung der Weihnachtsfeier ab. Es sollte daher frühzeitig festgelegt werden. Bei einem virtuellen oder hybriden Event setzen sich die Kosten natürlich etwas anders zusammen, aber schlussendlich werden Sie auch hier evtl. Räumlichkeiten mieten, Technik benötigen und Speisen zur Verfügung stellen. Allgemeine Kostenfaktoren sind:

• Speisen
• Getränke
• Rahmenprogramm (gebuchte Künstler, etwaige Teamspiele)
• Ggf. Raummiete und Technik
• Dekoration
• Ggf. An- und Abreise zum Veranstaltungsort
• Ggf. Präsente

Als Betriebsveranstaltung ist die Firmenweihnachtsfeier übrigens mit bis zu 110€ pro Mitarbeiter steuerfrei. Dies gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Falls Sie sich also in diesem Jahr mit dem Feiern eher zurückgehalten und bisher lediglich ein Mitarbeiterfest veranstaltet haben, können Sie den Steuervorteil auch bei der Planung für Ihre Weihnachtsfeier nutzen.

3. Die Teilnehmer

Ganz zu Anfang stellt sich die Frage, wer überhaupt alles zu der Firmenweihnachtsfeier eingeladen wird. Die Mitarbeiter natürlich, aber wie sieht es mit deren Begleitungen bzw. Familien aus? Sollen auch Geschäftspartner oder Kunden mit von der Partie sein?

Die Frage, wer eingeladen wird, hängt ganz entscheidend vom Budget ab. Da die Zusammensetzung der Gäste den Charakter der Feier entscheidend beeinflusst, sollte man sich darüber frühzeitig Gedanken machen.

Auch die Form der Einladung sollte bedacht werden: E-Mail, Aushang, klassische Einladungskarten oder sogar mit eigens zu programmierender App? In jedem Fall sollten die Gäste rechtzeitig, d.h. mindestens einen Monat im Voraus eingeladen werden.

4. Der Charakter der Feier

Wie soll Ihre Firmenweihnachtsfeier aussehen? Klassisch oder ungewöhnlich? Förmlich oder unkonventionell? Oder irgendetwas dazwischen?

Eine Weihnachtsfeier ist zunächst immer eine Danksagung an die Mitarbeiter, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen und motiviert zu weiteren Leistungen. Die Feier kann auch unter ein bestimmtes Motto gestellt werden. 

Wenn auch Geschäftspartner oder Kunden eingeladen werden, hat die Außendarstellung des Unternehmens oberste Priorität. In diesem Fall hat die Feier meist einen etwas förmlicheren Charakter.

Das Essen

Es mag trivial klingen, aber der wichtigste Programmpunkt einer Feier ist nun mal das Essen. Gemeinsame Mahlzeiten verbinden, stiften Gemeinschaft und regen zu Gesprächen an - daher sollten Sie das Essen als Programmpunkt auch bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier nicht vernachlässigen. Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig, dass hierfür das meiste Geld ausgegeben werden muss. Wie aufwendig die Mahlzeit ist, ist dabei Budget- und Geschmacksfrage. Statt mehrgängigem Menü kann auch aus mitgebrachten Speisen ein Buffet zusammengestellt werden, ein Cateringdienst kann beauftragt werden oder die Mitarbeiter kochen das Menü im Rahmen eines Kochkurses selbst. In letzterem Fall ist auch nicht unbedingt mehr ein Rahmenprogramm für die Firmenweihnachtsfeier erforderlich. Bei einer virtuellen Feier freuen sich Ihre Mitarbeiter sicherlich über einen Bestell-Gutschein oder ein Paket mit Zutaten, um gemeinsam Zuhause zu kochen.

Aufgrund meist höchst unterschiedlicher Ernährungsgewohnheiten ist es schwierig bis unmöglich, bei der Wahl des Menüs oder der Zusammenstellung einer Cateringbestellung allen gerecht zu werden.  Zumindest vegetarische Optionen sollten jedoch in ausreichender Menge angeboten werden.

Bei der Planung des Essens spielen natürlich auch Getränke eine große Rolle. Sie sollten zum Essen passen und vor allem nichtalkoholische Getränke sollten in genügend großer Menge vorhanden sein. Viele Lokale und Caterer bieten Getränkepauschalen oder Getränke in Kommission an.

5. Das Rahmenprogramm

Wenn schon mal alle zur Firmenweihnachtsfeier versammelt sind, warum nicht noch etwas für den Teamgeist tun? Gemeinsame Aktivitäten und Spiele stärken das Gemeinschaftsgefühl zusätzlich und sorgen für Gesprächsstoff. Die meisten Teamevents sind auch auf virtuellen Weihnachtsfeiern möglich! 

Hier gibt es – wieder abhängig von Budget, lokalen Gegebenheiten und Zusammensetzung der Teilnehmer – zahlreiche Möglichkeiten. Sehr beliebt sind kulinarische Veranstaltungen wie Teamkochen, gemeinsames (virtuelles) Plätzchenbacken, Glühweinverkostungen oder digitale Weintastings etc. Aber auch Spiele, kleine Weihnachtsolympiaden mit einem Quiz oder Sportarten wie Eisstockschießen oder Bogenschießen lockern die Stimmung auf und stärken das Gemeinschaftsgefühl. Wenn diese Teamaktivitäten nicht am gleichen Veranstaltungsort wie das Essen stattfinden, muss hier ggf. auch der Transport organisiert werden.

Als Alternative oder zusätzlich bietet sich Unterhaltung beim Essen an: Beliebt sind Kriminaldinner mit Schauspielern, aber auch eine kleine Showeinlage mit Kleinkünstlern wie Zauberern, Jongleuren, Showkellnern oder Komikern findet meist großen Anklang.

Auch Livemusik wirkt sich positiv auf die Stimmung aus. Ob man dafür eine Tanzband bucht, einen DJ, eine Sängerin oder einen Solo-Instrumentalisten, hängt wiederum von persönlichem Geschmack und Budget ab. Gemeinsam ist allen Rahmenprogrammpunkten, dass sie sich positiv auf die Stimmung auswirken und einen Gesprächseinstieg jenseits von Bürothemen bieten.

6. Ort und Zeit

Weil jede Firma in der Weihnachtszeit feiern will, sind beliebte Lokalitäten oft schon frühzeitig (d.h. spätestens ab September) für den Zeitraum Mitte November bis Anfang Januar ausgebucht. Je größer das Unternehmen bzw. die Abteilung, desto schwieriger ist es, eine entsprechende Lokalität zu finden. Viele größere Unternehmen versuchen dieses Problem zu umgehen, indem sie statt einer großen mehrere kleine Weihnachtsfeiern mit kleinen Teams veranstalten, die Weihnachtsfeier im eigenen Bürogebäude stattfinden lassen oder diese gleich als „Neujahrsfeier“ in den späten Januar oder Februar verlegen. Doch auch diese Optionen ersetzen keine langfristige Planung. Hier finden Sie viele Eventlocations, die Sie für Ihre Weihnachtsfeier mieten können sowie Streaming Studios für Hybrid-Veranstaltungen.

Grundsätzlich sollte eine Weihnachtsfeier abends und idealerweise nicht am Wochenende stattfinden. Der folgende Tag sollte möglichst arbeitsfrei sein, zumindest sollten hier keine wichtigen Termine anstehen. Ein Freitag bietet sich also an. Alternativ kann jedoch auch in Absprache ein späterer Arbeitsbeginn oder etwa ein gemeinsames Bürofrühstück als Fortsetzung der Feier am nächsten Tag geplant werden. Mehr zum Thema Terminfindung steht in diesem Artikel.

7. Dekoration und Geschenke

Damit garantiert Weihnachtsstimmung aufkommt, darf eine entsprechende Dekoration nicht fehlen! Wird in einem angemieteten Veranstaltungsraum oder Restaurant gefeiert, ist eine saisonale Dekoration oft schon im Preis mitinbegriffen. Bei einer Feier im Firmengebäude können kreative Mitarbeiter auch selbst aktiv werden. Sie sollte aber immer abgesprochen werden, vor allem, wenn die Weihnachtsfeier unter einem bestimmten Motto steht.

Auch die Ausgabe eines Mottos ist möglich, auf welche Dekoration und Rahmenprogramm abgestimmt sind und demgemäß sich alle Teilnehmer kleiden. Dies ist durchaus auch auf klassische und stilvolle Art möglich. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt!

Bei einer Weihnachtsfeier kommen auch kleine Geschenke für die Mitarbeiter sehr gut an. Für die Bescherung kann auch ein Weihnachtsmann gebucht werden. Eine preisgünstigere Alternative ist ein als „Wichteln“ oder „Julklapp“ bekanntes Spiel, bei dem jeder Mitarbeiter ein Geschenk für einen ihm per Los zugewiesenen anderen Teilnehmer besorgt.

Damit die gute Stimmung auch im neuen Jahr anhält, sollten unbedingt auch Erinnerungsfotos gemacht werden. Dies kann durch einen fotobegeisterten Kollegen oder durch einen professionellen Fotografen geschehen, sollte aber in jedem Fall im Vorhinein organisiert werden. Und wenn Sie eine virtuelle Weihnachtsfeier planen, können Sie natürlich schöne Screenshots vom gesamten Team währenddessen machen.

8. Die Auswertung

Wie bei jedem anderen Projekt auch sollte nach der Weihnachtsfeier eine Projektevaluation erfolgen. Hierdurch lassen sich wertvolle Erkenntnisse für die nächste Feier gewinnen. Eine Nachkalkulation gibt Aufschluss über die Budgetplanung, eine gegebenenfalls anonyme Umfrage unter den Mitarbeitern ein realistisches Stimmungsbild und Anregungen für das nächste Fest. In diesem Zuge sollten auch Erinnerungsbilder verteilt und gegebenenfalls im Büro aufgehängt werden.