Betriebliche Weihnachtsfeier

Firmenweihnachtsfeier 2018 planen ohne Stress (inkl. Checkliste)

Herbstanfang: Kein Grund zur Panik, Grund zur Vorfreude! Und Anlass, sich schon mal über die Firmenweihnachtsfeier Gedanken zu machen.

- 27 September 2018 -

Plätzchen: Elementarer Bestandteil jeder Weihnachtsfeier
Plätzchen: Elementarer Bestandteil jeder Weihnachtsfeier (Foto: Shutterstock)

Jedes Jahr im August taucht die Frage auf: Wie früh ist zu früh? Wie kann man denn jetzt schon an Weihnachten denken? Das war in diesem überdurchschnittlich warmen Spätsommer 2018 nicht anders. Die einen boykottierten wacker alle Auswüchse der vom Einzelhandel befeuerten Vorverlegung des Beginns der Adventszeit, die anderen fanden Lebkuchen zum Kaffee in der Herbstsonne gar nicht so verkehrt.

Dem allgemeinen Druck sind auch Unternehmen ausgesetzt, denn ob fromm oder nicht - eine Weihnachtsfeier wird überall erwartet, und die will organisiert werden. Damit es nicht plötzlich am ersten Dezember heißt „Wann veranstalten wir eigentlich unsere Weihnachtsfeier?“, sollten Sie sich durchaus bereits nach der Rückkehr aus der Sommerfrische mit der Frage auseinandersetzen, wie Ihre diesjährige Weihnachtsfeier aussehen soll. Wie bei jedem anderen Projekt gehen Sie dann Schritt für Schritt vor. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte.

1. Die Kosten

Das Budget ist immer ein Thema und von dessen Höhe hängt schließlich die weitere Planung der Feier ab. Es sollte daher frühzeitig festgelegt werden. Kostenfaktoren sind:

  • Speisen
  • Getränke
  • Rahmenprogramm (gebuchte Künstler, etwaige Teamspiele)
  • Ggf. Raummiete und Technik
  • Dekoration
  • Ggf. An- und Abreise zum Veranstaltungsort
  • Ggf. Präsente

Als Betriebsveranstaltungen sind Weihnachtsfeiern übrigens mit bis zu 110€ pro Mitarbeiter steuerfrei. Dies gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Falls Sie sich also in diesem Jahr mit dem Feiern eher zurückgehalten und bisher lediglich ein Mitarbeiterfest veranstaltet haben, können Sie den Steuervorteil auch für Ihre Weihnachtsfeier nutzen.

2. Die Teilnehmer

Ganz zu Anfang stellt sich die Frage, wer überhaupt alles zu der Feier eingeladen wird. Die Mitarbeiter natürlich, aber wie sieht es mit deren Begleitungen bzw. Familien aus? Sollen auch Geschäftspartner oder Kunden mit von der Partie sein?

Die Frage, wer eingeladen wird, hängt ganz entscheidend vom Budget ab. Da die Zusammensetzung der Gäste den Charakter der Feier entscheidend beeinflusst, sollte man sich hierüber frühzeitig Gedanken machen.

Auch die Form der Einladung sollte bedacht werden: E-Mail, Aushang, klassische Einladungskarten oder sogar mit eigens zu programmierender App? In jedem Fall sollten die Gäste rechtzeitig, d.h. mindestens einen Monat im Voraus eingeladen werden.

3. Der Charakter der Feier

Klassisch oder ungewöhnlich? Förmlich oder unkonventionell? Oder irgendetwas dazwischen?

Eine Weihnachtsfeier ist zunächst immer eine Danksagung an die Mitarbeiter, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen und motiviert zu weiteren Leistungen. Die Feier kann auch unter ein bestimmtes Motto gestellt werden. 

Wenn auch Geschäftspartner oder Kunden eingeladen werden, hat die Außendarstellung des Unternehmens oberste Priorität. In diesem Fall hat die Feier meist einen etwas förmlicheren Charakter. Doch woran macht sich dieser fest?

a. Das Essen

Es mag trivial klingen, aber der wichtigste Programmpunkt einer Feier ist nun mal das Essen. Gemeinsame Mahlzeiten verbinden, stiften Gemeinschaft und regen zu Gesprächen an. Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig, dass hierfür das meiste Geld ausgegeben werden muss. Wie aufwendig die Mahlzeit ist, ist dabei Budget- und Geschmacksfrage. Statt mehrgängigem Menü kann auch aus mitgebrachten Speisen ein Buffet zusammengestellt werden, ein Cateringdienst kann beauftragt werden oder die Mitarbeiter kochen das Menü im Rahmen eines Kochkurses selbst. In letzterem Fall ist auch nicht unbedingt mehr ein Rahmenprogramm erforderlich.

Aufgrund meist höchst unterschiedlicher Ernährungsgewohnheiten ist es schwierig bis unmöglich, bei der Wahl des Menüs oder der Zusammenstellung einer Cateringbestellung allen gerecht zu werden.  Zumindest vegetarische Optionen sollten jedoch in ausreichender Menge angeboten werden.

Bei der Planung des Essens spielen natürlich auch Getränke eine große Rolle. Sie sollten zum Essen passen und vor allem nichtalkoholische Getränke sollten in genügend großer Menge vorhanden sein. Viele Lokale und Caterer bieten Getränkepauschalen oder Getränke in Kommission an.

Ein schmaler Grat: Alkoholkonsum auf Firmenfeiern
Ein schmaler Grat: Alkoholkonsum auf Firmenfeiern (Foto: Shutterstock)

b. Das Rahmenprogramm

Wenn schon mal alle versammelt sind, warum nicht noch etwas für den Teamgeist tun? Gemeinsame Aktivitäten und Spiele stärken das Gemeinschaftsgefühl zusätzlich und sorgen für Gesprächsstoff. Hier gibt es – wieder abhängig von Budget, lokalen Gegebenheiten und Zusammensetzung der Teilnehmer – zahlreiche Möglichkeiten. Sehr beliebt sind kulinarische Veranstaltungen wie Teamkochen, gemeinsames Plätzchenbacken, Glühweinverkostungen etc. Aber auch Spiele, kleine Weihnachtsolympiaden mit einem Quiz oder Sportarten wie Eisstockschießen oder Bogenschießen lockern die Stimmung auf und stärken das Gemeinschaftsgefühl. Wenn diese Teamaktivitäten nicht am gleichen Veranstaltungsort wie das Essen stattfinden, muss hier ggf. auch der Transport organisiert werden.

Als Alternative oder zusätzlich bietet sich Unterhaltung beim Essen an: Beliebt sind Kriminaldinner mit Schauspielern, aber auch eine kleine Showeinlage mit Kleinkünstlern wie Zauberern, Jongleuren, Showkellnern oder Komikern findet meist großen Anklang.

Auch Livemusik wirkt sich positiv auf die Stimmung aus. Ob man dafür eine Tanzband bucht, einen DJ, eine Sängerin oder einen Solo-Instrumentalisten, hängt wiederum von persönlichem Geschmack und Budget ab. Gemeinsam ist allen Rahmenprogrammpunkten, dass sie sich positiv auf die Stimmung auswirken und einen Gesprächseinstieg jenseits von Bürothemen bieten.

Pralinenworkshop als weihnachtliches Teamevent
Pralinenworkshop als weihnachtliches Teamevent

4. Ort und Zeit

Weil jede Firma in der Weihnachtszeit feiern will, sind beliebte Lokalitäten oft schon frühzeitig (d.h. spätestens ab September) für den Zeitraum Mitte November bis Anfang Januar ausgebucht. Je größer das Unternehmen bzw. die Abteilung, desto schwieriger ist es, eine entsprechende Lokalität zu finden. Viele größere Unternehmen versuchen dieses Problem zu umgehen, indem sie statt einer großen mehrere kleine Weihnachtsfeiern mit kleinen Teams veranstalten, die Weihnachtsfeier im eigenen Bürogebäude stattfinden lassen oder diese gleich als „Neujahrsfeier“ in den späten Januar oder Februar verlegen. Doch auch diese Optionen ersetzen keine langfristige Planung.

Grundsätzlich sollte eine Weihnachtsfeier abends und idealerweise nicht am Wochenende stattfinden. Der folgende Tag sollte möglichst arbeitsfrei sein, zumindest sollten hier keine wichtigen Termine anstehen. Ein Freitag bietet sich also an. Alternativ kann jedoch auch in Absprache ein späterer Arbeitsbeginn oder etwa ein gemeinsames Bürofrühstück als Fortsetzung der Feier am nächsten Tag geplant werden. Mehr zum Thema Terminfindung steht in diesem Artikel.

5. Dekoration und Geschenke

Damit garantiert Weihnachtsstimmung aufkommt, darf eine entsprechende Dekoration nicht fehlen! Wird in einem angemieteten Veranstaltungsraum oder Restaurant gefeiert, ist eine saisonale Dekoration oft schon im Preis mitinbegriffen. Bei einer Feier im Firmengebäude können kreative Mitarbeiter auch selbst aktiv werden. Sie sollte aber immer abgesprochen werden, vor allem, wenn die Weihnachtsfeier unter einem bestimmten Motto steht.

Auch die Ausgabe eines Mottos ist möglich, auf welche Dekoration und Rahmenprogramm abgestimmt sind und demgemäß sich alle Teilnehmer kleiden. Dies ist durchaus auch auf klassische und stilvolle Art möglich. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt!

Bei einer Weihnachtsfeier kommen auch kleine Geschenke für die Mitarbeiter sehr gut an. Für die Bescherung kann auch ein Weihnachtsmann gebucht werden. Eine preisgünstigere Alternative ist ein als „Wichteln“ oder „Julklapp“ bekanntes Spiel, bei dem jeder Mitarbeiter ein Geschenk für einen ihm per Los zugewiesenen anderen Teilnehmer besorgt.

Damit die gute Stimmung auch im neuen Jahr anhält, sollten unbedingt auch Erinnerungsfotos gemacht werden. Dies kann durch einen fotobegeisterten Kollegen oder durch einen professionellen Fotografen geschehen, sollte aber in jedem Fall im Vorhinein organisiert werden.

6. Die Auswertung

Wie bei jedem anderen Projekt auch sollte nach der Weihnachtsfeier eine Projektevaluation erfolgen. Hierdurch lassen sich wertvolle Erkenntnisse für die nächste Feier gewinnen. Eine Nachkalkulation gibt Aufschluss über die Budgetplanung, eine gegebenenfalls anonyme Umfrage unter den Mitarbeitern ein realistisches Stimmungsbild und Anregungen für das nächste Fest. In diesem Zuge sollten auch Erinnerungsbilder verteilt und gegebenenfalls im Büro aufgehängt werden.

Vielleicht wollen Sie ihn dieses Jahr ja selber fällen?
Vielleicht wollen Sie ihn dieses Jahr ja selber fällen? (Foto: Shutterstock)

Die Organisation einer Weihnachtsfeier ist keine so schwere Aufgabe, wie sie auf den ersten Blick erscheinen mag. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, nutzen Sie doch die Spätsommersonne und machen sich ein paar erste Gedanken. Ob Sie dabei einen Zimtstern in Ihr Heißgetränk tunken, oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Mithilfe dieser Liste sollte das Wort „Weihnachtsstress“ jedenfalls ein Widerspruch in sich bleiben.

Checkliste

  • Welches Budget steht zur Verfügung?
  • Wann wird gefeiert?
  • Wo wird gefeiert? Muss ein Raum (inkl. Möbeln, Geschirr und Tischwäsche etc.) angemietet werden?
  • Was wird serviert? Menü, Speisen à la carte oder Buffet? Catering?
  • Getränke: Gibt es eine Getränkepauschale?
  • Dekoration
  • Wie gelangen die Gäste zum und vom Veranstaltungsort?
  • Wer wird eingeladen? Wie erfolgt die Einladung und wann? Welche Informationen müssen die Gäste erhalten?
  • Welches Rahmenprogramm gibt es? Müssen Teamaktivitäten gebucht oder organisiert werden?
  • Sollen Künstler (Kleinkünstler, Musiker) auftreten? Welche Technik ist hierfür erforderlich?
  • Wenn es keine Livemusik gibt: Soll getanzt werden? Wenn ja: Wer kümmert sich um die Musik (Auswahl, Betreuung, Bereitstellung der Technik)?
  • Erhalten die Gäste Geschenke, wenn ja, was für Geschenke gibt es und wie werden sie verteilt?
  • Wer kümmert sich um Bilder? Muss ein Fotograf organisiert werden?

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