Das Erfolgskonzept für Online-Events

Wir haben Ihnen die wichtigsten Schritte zusammengeschrieben, und erklären, was bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung zu erledigen ist. Am Ende befindet sich eine Checkliste, die Sie für Ihre Eventplanung verwenden können.

Die Planung

1. Die Basis – das Ziel des Events

Bei der Planung eines Online-Events ist es wichtig, sich zu fragen, was mit dem Event erreicht werden soll. Das können unterschiedliche Ziele sein, wie beispielsweise die Steigerung der Bekanntheit oder Motivation der Mitarbeiter, Networking, Wissensvermittlung oder eine Produktpräsentation. Am besten setzen Sie das Ziel nach der SMART-Methode, also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert, um es im Anschluss auch messen zu können.

2. Wer soll teilnehmen – die Zielgruppe

Egal ob online oder offline, ein Event hat immer eine Zielgruppe, für die es ausgerichtet wird. Überlegen Sie sich also, wer Ihre Wunschteilnehmer sind, wo sie beruflich sowie örtlich herkommen, was ihre Erwartungen sind, und welchen Mehrwert sie aus der Teilnahme ziehen können. Nun können Sie zur Konzeptentwicklung übergehen.

3. Der Kern – das Konzept

Wichtig bei der Konzeptentwicklung ist, immer Ziel und Zielgruppe im Auge zu behalten. In diesem Schritt können Sie auch Ihr Team zusammenstellen, mit dem Sie das Online-Event planen und durchführen. Zudem sollte das Datum und die Länge der virtuellen Veranstaltung fixiert werden. Tipps für die Terminfindung finden Sie hier. Außerdem wird in diesem Schritt das Eventformat geplant, sowie Programmideen entwickelt:

Eventformat

Als Teil der Konzeptentwicklung sollten Sie sich überlegen, in welchem Format Ihre virtuelle Veranstaltung abgehalten werden soll, und wie dieses sinnvoll umgesetzt werden kann. Wenn Sie einen Workshop, ein Teamevent oder ein Bar Camp durchführen möchten, ist es wichtig viel Interaktion zu ermöglichen. Planen Sie eine Produktpräsentation oder einen Vortrag, ist womöglich eine Applikation, bei der Teilnehmer nur zusehen, den Ton hören, und höchstens via Chat kommunizieren können, ausreichend.

Besonders gut lassen sich Events mit Vortragscharakter im virtuellen Format durchführen, denn hier ist es aufgrund der wegfallenden Anreisebarriere möglich, eine größere Zielgruppe anzusprechen. Auch das Angebot für virtuelle Teamevents ist während der Pandemie stetig gestiegen und erfreut sich großer Beliebtheit. Konkrete Ideen für eine solche Veranstaltung können Sie hier finden.

Ideenentwicklung

Um Ihr virtuelles Event erfolgreich zu machen, brauchen Sie ein ansprechendes Programm. Überlegen Sie sich also, was an einem Online-Event alles interessant oder spannend sein könnte, und lösen Sie sich von jeglichen Einschränkungen von Live-Veranstaltungen, da es im virtuellen Raum ganz andere Möglichkeiten gibt. Liegt Ihr Fokus beispielsweise auf der Interaktion der Gäste, kann diese durch weitere Tools für Whiteboards oder Umfragen verbessert werden. Auch das Einrichten von extra Networking-Räumen kann Ihr Event auflockern und dafür sorgen, dass Teilnehmer mitreden möchten.

Moderatoren und Speaker 

Einen absoluten Mehrwehrt bieten Moderatoren und Speaker auf Ihrem Online-Event. Wie diese auf Online-Events arbeiten, können Sie hier nachlesen. Die Vorteile von externen Speakern sind, dass sie unbeeinflusst Diskussionen leiten sowie bereits einiges an Erfahrung in digitalen Formaten sammeln konnten und wissen, wie sie das Publikum am besten fesseln können.

Showkünstler

Aber nicht nur Moderatoren treten gerne auf Online-Events auf. Es gibt auch einige Künstler, beispielsweise Alleinunterhalter wie Magier oder Komiker, die virtuelle Programme anbieten, durch die die Stimmung mit Humor oder spannenden Shows aufgelockert wird. Dadurch wird das Programm abwechslungsreich, und das Event zu einem, das gerne und leicht in Erinnerung bleibt. Toben Sie sich also ruhig aus, lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und überlegen Sie sich, wie Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste am besten halten können.

4. Was darf es kosten – das Budget

Auch bei Online-Events ist es wichtig, ein Budget aufzustellen und sich innerhalb dessen zu bewegen. Dies funktioniert genauso wie bei Live-Events, es werden also die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt und miteinander abgeglichen.

Beispiele für Einnahmen bei virtuellen Veranstaltungen sind Tickets oder Sponsoren. Kosten treten beispielsweise bei der benutzten Online-Plattform, Werbeanzeigen sowie Honoraren für Moderatoren, Hosts oder Künstler auf. Dabei kommt es häufig darauf an, wie viele im Endeffekt teilnehmen, da Online-Tools häufig einen fixen Preis pro Teilnehmer bzw. pauschal für eine festgelegte Anzahl an Gästen verlangen. Aber auch das passende Equipment muss gemietet werden. Sollten Sie eine größere Veranstaltung planen, ist es möglich, professionell ausgestattete Streaming-Studios zu mieten, in denen sie mehrere Kameras zur Verfügung haben sowie Green-Screens und ein Team, das sich um die Technik kümmert.

5. Was passiert wann – das Programm

Wenn das Konzept und Budget stehen, beginnt die Programmplanung. Dafür können Sie Ihre Ideen strukturieren und auf Machbarkeit prüfen, sowie mit der Suche nach Moderatoren und Künstlern beginnen. Werden für das Programm Zutaten oder spezielle Gegenstände benötigt, können Sie den Gästen dies in Form von Goodie-Boxen zukommen lassen, wobei es wichtig ist, diese rechtzeitig abzuschicken. Anschließend wird der zeitliche Ablauf für das Online-Event erstellt, wobei zu beachten ist, dass die Aufmerksamkeitsspanne vor dem Bildschirm kürzer ist. Planen Sie also kurze Einheiten und genügend Pausen, und passen Sie auf, dass Ihr Event allerhöchstens 3h Stunden dauert – je kürzer desto besser.

6. Der entscheidende Faktor – die Technik

Einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Online-Veranstaltung ist die Technik, allen voran die verwendete Plattform. Achten Sie darauf, diese an Ihre Zielgruppe anzupassen – sind Ihre Wunschteilnehmenden bisher kaum mit solchen Tools in Berührung gekommen, kann die Situation überfordernd sein, wird allerdings viel in virtuellen Meetings gearbeitet, kann ein komplexerer, innovativer Raum ausgewählt werden. Suchen Sie auch nach einem Alternativ-Tool, auf das Sie bei Komplikationen ausweichen können. Um mit den Gästen interagieren zu können, sind ein gutes Mikrofon und Headset, eine Webcam sowie schnelles Internet von hoher Relevanz. Der letzte Punkt der Technik ist das Management von Einladung, Registrierung sowie den Teilnehmenden selbst.

7. Bewerben und Informieren – die Kommunikation

Wenn Ihre Zielgruppe nichts von Ihrem Online-Event weiß, wird niemand teilnehmen, weswegen Sie es zum Beispiel über Newsletter oder soziale Medien bewerben sollten. Genaueres zu Eventankündigungen können Sie hier nachlesen. Ihrer Einladung sollte die wichtigsten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Online-Tool und Zeitplan beinhalten, gibt es zusätzliche einen Dresscode oder Contest, darf das natürlich auch nicht fehlen.

Kurz vor dem Event ist noch ein Reminder auszuschicken, der Zugangsdaten, ein Erklärungs-Dokument für das Meeting-Tool, sowie die Kontaktdaten des Support-Teams, bei dem man sich bei Problemen melden kann, beinhaltet.

8. Fast am Ziel!

Kommen wir zum letzten Schritt der Planung: Briefen Sie Ihr Team und geben Sie jedem Mitglied fixe Aufgaben, wie auf die Zeit, das Programm oder den Chat zu achten. Außerdem wird ein Support-Team benötigt, das sich um Probleme der Gäste kümmert, sowie ein Technik-Team, an das Sie sich wenden können.

Besprechen Sie noch einmal mit Ihren Moderatoren und Künstlern deren Aufgaben und bereiten Sie ein Worst-Case Szenario vor, falls jemand ausfällt, das Internet nicht funktioniert, oder Dateien nicht geteilt werden können. Zuletzt ist noch der virtuelle Raum einzurichten: Achten Sie darauf, dass Farben, Hintergründe und Logos zusammenpassen und nicht ablenkend wirken. Ihre Planung ist mit diesem Schritt abgeschlossen.

Die Probe

Ist alles fertig geplant und organisiert, gibt es vor der Veranstaltung nur noch eines zu erledigen: Die Probe. Diese sollte ca. eine Woche vor dem eigentlichen Online-Event mit allen Beteiligten gemacht werden und das Programm einmal mit allen technischen Gegebenheiten durchgegangen werden. Stellen Sie alles passend ein und notieren Sie sich, was nicht so gut funktioniert, um noch finale Abänderungen zu machen.

Die Durchführung

Am Tag des Online-Events sollten alle Vorbereitungen abgeschlossen sein. Wichtig ist, dass jeder aus dem Team seine Rolle kennt und weiß, wie Komplikationen gelöst werden.

Beginnen Sie rechtzeitig, auch wenn noch nicht alle anwesend sind – Ihr Zeitplan verschiebt sich sonst. Es ist sinnvoll, anfangs Gesprächsregeln zu definieren, auf die Teilnehmer einzugehen und Diskussionen zuzulassen. Dies lockert die Stimmung und nimmt das Gefühl, allein vor einem Bildschirm zu sitzen. Seien Sie außerdem nicht allzu deprimiert, wenn jemand den Call verlässt – es wird immer jemand das Interesse verlieren, und bei Online-Events ist das Aussteigen besonders leicht. Genießen Sie stattdessen die Zeit mit den Gästen, die mitmachen.

Die Nachbereitung – Was jetzt?

Wenn die Online-Veranstaltung vorbei ist, sollten Sie eine Dankesmail mit der Frage nach Feedback ausschicken. Es ist sinnvoll, dieses mit dem Team zu besprechen, und eine interne Reflexion durchzuführen. Mithilfe dieser Informationen können Sie erkennen, was gut funktioniert hat und was weniger, und daraus für die Zukunft lernen. Überprüfen Sie schließlich noch, ob Sie im Budget geblieben sind, sowie das Ziel erreicht haben, welches Sie Anfangs definiert haben.