Tagungen

Tagungen und Kongresse planen: Das müssen Sie beachten (inkl. Checkliste)

Bei der Planung einer Tagung oder eines Kongresses gibt es allerhand zu beachten. So behalten Sie den Überblick!

- 9 Januar 2018 -

Vorlesung
(Foto: Pixabay)

1. Veranstaltungsart und -zielsetzung

Wie bei allen anderen Veranstaltungen beginnt man die Planung eines Kongresses mit der Bestimmung von dessen Form und Zielsetzung. Von wissenschaftlichen Kongressen (Symposien) über Fachexkursionen bis hin zu Jahresversammlungen gibt es eine große Bandbreite an Veranstaltungsformaten mit ganz unterschiedlichen Schwerpunkten. Fragen Sie sich also zunächst, was der Themenschwerpunkt der Veranstaltung sein soll und was mit ihr bezweckt wird. Auch der zeitliche Umfang sollte in diesem Zusammenhang bestimmt werden: Während ein Kongress mehrere Tage dauert, handelt es sich bei der Tagung um eine eintägige Veranstaltung.

2. Veranstaltungsort und -termin

Im nächsten Schritt sollten Veranstaltungsort und -termin festgelegt werden. Bei der Festlegung von Letzterem sollte unbedingt geprüft werden, ob es gegebenenfalls Überschneidungen mit brancheninternen Konkurrenzveranstaltungen gibt. 

Geeignete Tagungsorte sind schnell ausgebucht – Kümmern Sie sich daher frühzeitig um eine geeignete Lokalität. Zu berücksichtigen sind dabei Teilnehmerzahl, Budget, Verkehrsanbindung sowie das Vorhandensein von Übernachtungsmöglichkeiten und der notwendigen technischen Ausstattung. Tagungshotels sind speziell auf diese Art von Veranstaltungen ausgerichtet und für gewöhnlich auch entsprechend ausgestattet. Berücksichtigen Sie auch hier den Charakter Ihrer Veranstaltung: Ein Kongress mit Impulsvorträgen verlangt nach anderen räumlichen Gegebenheiten als einer, der hauptsächlich aus Workshops besteht. Finden mehrere unterschiedlich wichtige Programmpunkte gleichzeitig statt, muss die jeweilige Raumgröße dem Rechnung tragen.

3. Einladung und Vermarktung

Sobald die Eckdaten feststehen, kann eingeladen werden. Dies kann heutzutage problemlos kostengünstig per E-Mail erfolgen.

Für gewöhnlich reichen persönliche Einladungen allerdings nicht aus, um die gewünschte Teilnehmerzahl zu erreichen und damit den Grundstein für den Erfolg der Veranstaltung zu legen. Deswegen ist deren Vermarktung ein weiterer wichtiger Schritt. Wenn die Zielgruppe der Veranstaltung definiert ist, können entsprechende Marketing- und Werbemaßnahmen auf diese ausgerichtet werden. Für einen Fachkongress kann beispielsweise in einem branchentypischen Fachmagazin und auf Fachblogs geworben werden.

Unerlässlich ist auch eine Präsenz in den sozialen Medien und in einschlägigen Foren, in denen sich Ihre Zielgruppe bewegt. Denken Sie dabei auch an ein aussagekräftiges Hashtag (dieser Begriff ist im Deutschen tatsächlich Neutrum).

Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten auch gewünschte Redner eingeladen bzw. gebucht werden. Dabei sollte man der Versuchung widerstehen, sich einzig auf große Namen zu verlassen, sondern stattdessen Thema und Inhalt der Veranstaltung in den Vordergrund rücken. Möglicherweise gibt es etwa einen hervorragenden Wissenschaftler, der (noch) nicht sonderlich bekannt ist, sich aber genau mit diesem Thema intensiv beschäftigt hat. 

Wenn notwendig (weil sich die meisten Kongresse nicht von selbst finanzieren, ist dies meist der Fall), sollten spätestens jetzt Sponsoren angeworben werden.

Getränke sollten die ganze Zeit über zur Verfügung stehen
Getränke sollten die ganze Zeit über zur Verfügung stehen (Foto: Pixabay)

4. Das Programm

Der genaue Ablaufplan eines Kongresses hängt stark von dessen Ausrichtung ab, allerdings gehören für gewöhnlich Plenarvorträge (sogenannte „Keynotes“), Workshops und Podiumsdiskussionen dazu. Abgeschlossen werden sie meist mit Resolutionen, also gemeinsamen Absichtserklärungen. Die Vorträge und Paper müssen die Redner dem Veranstalter vorab zur Verfügung stellen, damit das Programm entsprechend geplant werden kann.

Ein nicht zu unterschätzender Bestandteil jedes Kongresses sind die Pausen. Sie dienen nicht nur der Erholung und Stärkung, sondern bieten auch Gelegenheit zum Netzwerken.

Getränke sollten die ganze Zeit über zur Verfügung stehen, zusätzlich sind ein warmes Mittagessen und zwei Zwischenmahlzeiten und bei mehrtägigen Veranstaltungen zusätzlich Frühstück und Abendessen üblich. Abhängig von Budget und Größe der Veranstaltung können die Mahlzeiten in Buffetform oder als Tellergerichte serviert werden. Gegebenenfalls können hier auch Pauschalpreise mit dem Cateringdienst bzw. Tagungshotel vereinbart werden. Wenn das Budget es hergibt, kann als festlicher Abschluss auch ein Essen außerhalb der geschlossenen Tagungsräumlichkeiten veranstaltet werden. 

Ein weiterer, nicht zu vernachlässigender Bestandteil ist das Rahmenprogramm: Besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen sind ihre Gäste dankbar, wenn sie zwischendurch die Konferenzräume verlassen und etwa bei körperlicher Aktivität neue Energie schöpfen können. Auf Tagungsreisen bieten sich dafür Stadtführungen oder ortstypische Programme an (in den Bergen etwa eine Wanderung, am Meer eine Bootsfahrt etc.) Derartige regenerative Aktivitäten bieten die Möglichkeit der Vernetzung, heben die Stimmung und wirken sich positiv auf die Motivation der Teilnehmer aus. Als Rahmenprogramm können aber auch Künstler gebucht werden, die ins Haus kommen. Ein Krimidinner oder ein Zauberkünstler am Abend heben ebenfalls die Stimmung und sorgen für Gesprächsstoff und ein besseres gegenseitiges Kennenlernen.

5. Sonstiges

Wenn die Planung des Programms abgeschlossen ist, geht es an die Details: Bestuhlung und Dekoration gilt es zu organisieren, außerdem Pressematerial zusammenzustellen. Muss externes Personal engagiert werden? Kongresshostessen und Servicekräfte sorgen bei größeren Veranstaltungen für reibungslose Abläufe, manchmal ist auch Sicherheitspersonal erforderlich.

In welcher Sprache findet Ihre Veranstaltung statt? Wenn einige Konferenzteilnehmer der Konferenzsprache nicht mächtig sind, müssen gegebenenfalls Dolmetscher organisiert werden.

Ziehen Sie auch in Erwägung, dass manche Workshops besser von einem externen Moderator geleitet werden. Gegebenenfalls lohnt es sich, hier jemanden zu engagieren.

Sowohl Dolmetscher als auch Moderatoren müssen Vortragstexte und entsprechendes Vorbereitungsmaterial möglichst frühzeitig (d.h. am besten Wochen im Vorraus) zur Verfügung gestellt werden, damit sie sich in die Themen einarbeiten können. 

Für professionelle Bilder zur Vermarktung und für die Presse ist in jedem Fall die Anwesenheit eines Fotografen notwendig. Überlegen Sie dabei, ob die Veranstaltung auch gefilmt und gegebenenfalls per Livestream übertragen werden soll. Berücksichtigen Sie bei jeglicher Erstellung und Verwendung von Bildmaterial immer Bild- und Persönlichkeitsrechte, denn sonst kann es teuer werden.

In diesem Zusammenhang sollten Sie auch überlegen, ob die Programmierung einer App für die Veranstaltung sinnvoll ist, etwa um den Einlass, Abstimmungen und Evaluationen zu vereinfachen.

Sitzreihen
(Foto: Pixabay)

6. Die Nachbereitung

Auch die Nachbereitung ist ein wichtiger Bestandteil der Planung, denn nach dem Kongress ist vor dem nächsten Kongress. Bedanken Sie sich schriftlich bei allen Teilnehmern, ziehen Sie aber auch kritisch Bilanz: Jeder Kongress hat Stärken und Schwächen. Nach Abschluss der Veranstaltung ist es Zeit für eine Auswertung. Mithilfe etwa eines QR-Codes können Sie die Beteiligten um Kritik bitten. Sinnvollerweise tun Sie dies bereits vor Ende der Veranstaltung, geben den Teilnehmern aber auch die Möglichkeit, Ihre Rückmeldung später abzusenden. 

Die Kritik dient als Grundlage für die nächste Planung der nächsten Veranstaltung. Schneiden Sie die Fragen auf Ihren Verantwortungsbereich zu und formulieren Sie präzise. Inhaltliche Kritik am Vortrag von Redner X hilft Ihnen vermutlich nicht weiter. Wenn Sie aber erfahren, dass das Essen nicht geschmeckt hat oder der Zauberkünstler am Abend besonders gut angekommen ist, können Sie daraus Schlussfolgerungen für Ihre nächste Veranstaltung ziehen.  

Checkliste

  1. Definition und Zielsetzung
  2. Veranstaltungsort
  3. Veranstaltungstermin
  4. Einladung
  5. Vermarktung
  6. Sponsorenwerbung
  7. Inhaltliche Programmplanung 
  8. Catering
  9. Rahmenprogramm
  10. Pressematerial
  11. Bestuhlung
  12. Dekoration
  13. Veranstaltungstechnik (W-Lan!)
  14. Externes Personal (Hostessen, Servicekräfte, Sicherheitsleute, Dolmetscher, externe Moderatoren, Fotografen)
  15. Nachbereitung und Auswertung

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